Berichtsvorlage - VO/2013/0334-20

I.              Sitzungsvortrag:

Mit Beschluss vom 27.06.2013 (Sitzungsvorlage VO/2013/0259-14) empfiehlt der Rechnungsprüfungsausschuss „dem Herrn Oberbürgermeister, bezüglich der Einführung von Kassenautomaten in den städtischen Dienststellen einen Sachstandsbericht zeitnah dem Finanzsenat zu geben“.

Ausgangspunkt für die Überlegungen in der Stadtverwaltung Bamberg, Kassenautomaten einzuführen, waren Feststellungen des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes (BKPV) in seiner überörtlichen Prüfung der Jahresrechnungen 2006 - 2010 der Stadt Bamberg in den Jahren 2011 und 2012. Dabei ergingen Hinweise zu Barauszahlungen nach dem AsylbLG (s. Anlage 1). Außerdem stellte der BKPV in TZ 31 seines Prüfberichtes fest, „dass eine durchgängige IT-unterstützte Kassenführung aus Gründen der Kassensicherheit und der Wirtschaftlichkeit angestrebt werden sollte (s. Anlage 2).

Zur Wirtschaftlichkeit von Kassenautomaten stellt der BKPV in seinem Prüfbericht fest, dass „der Erfassungs- und Abrechnungsaufwand der Kassenführung in den Zahlstellen mit manuell geführten Kassen bei Einsatz eines geeigneten Kassenverfahrens vermindert und damit wirtschaftlicher gestaltet werden könnte.“ „In Zahlstellen, die in hohem Umfang frequentiert werden (z.B. Straßenverkehrsamt - Zulassungsstelle), setzen viele Kommunen Kassenautomaten ein. Die Investitionen amortisieren sich über einen mittelfristigen Zeitraum, wenn entsprechende Personalkosteneinsparungen durch den Wegfall der personenbesetzten Zahlstelle umgesetzt werden können“ (s. Anlage 3).

Für das Straßenverkehrsaufsichtsamt in der Moosstraße wurden bereits im Jahr 2012 aufgrund vermehrt auftretender Defekte an der vorhandenen Registrierkasse mit zunehmenden Schwierigkeiten bei der Beschaffung von Ersatzteilen Überlegungen angestellt, die dort bisher vorhandene Barkasse durch einen Kassenautomaten zu ersetzen.

Im Sozialamt zeigte sich im Laufe des Jahres 2012 durch die zunehmende Zahl der Asylanten, dass aus Gründen der Kassensicherheit die dort praktizierte Barauszahlung mithilfe einer Handkasse absolut nicht mehr vertretbar war. Vom Beginn der Überlegungen an war zentraler Ausgangspunkt, einen zentralen Standort (möglichst Rathaus Maxplatz) für die Realisierung der Auszahlungen der Barbeträge an die Asylanten über einen Kassenautomaten zu planen, da aus Wirtschaftlichkeitsgründen ein Kassenautomat alleine für die Sozialverwaltung nicht vertretbar war.

Planung und Durchführung der Anschaffung von zwei Kassenautomaten für das Rathaus Maxplatz erfolgten im Rahmen einer Arbeitsgruppe, der das Bürgermeisteramt, das Personalamt, das Amt für Datenverarbeitung, das Kämmereiamt mit dem Sachgebiet Stadtkasse, das Amt für Immobilienmanagement, das Standesamt, das Ordnungsamt, das Sozialamt, die Zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle sowie der Gesamtpersonalrat angehörten.

Im Laufe des Verfahrens erfolgten Besichtigungen von Verwaltungsabläufen mit Kassenautomaten in den Städten Würzburg und Forchheim.

Mit Vertretern der Sparkasse Bamberg wurde mehrfach verhandelt, um eine Auszahlung über die Sparkasse Bamberg zu ermöglichen. Leider konnte dies insbesondere aufgrund der Notwendigkeit, an die Asylbewerber Euro- und Centbeträge auszuzahlen, nicht realisiert werden, da die Kassenautomaten der Sparkasse nur Papiergeld auszahlen können.

Die Auswahl des Standortes der beiden Kassenautomaten im Rathaus Maxplatz erfolgte nach mehreren Ortsbesichtigungen in verschiedenen Räumen des Rathauses aus folgenden Gründen:

?         Die Ablösung der Handkassen in der Infothek des Rathauses Maxplatz ist zur Sicherheit der Beschäftigten dringend erforderlich (Einhaltung der Sicherheitsanforderungen an kommunale Kassen der Kommunalen Unfallversicherung Bayern).

?         Die Masse der Zahlungsvorgänge findet im Rathaus Maxplatz in den Bereichen Infothek, Einwohnermeldeamt und Standesamt statt. Durch dieses erhebliche Volumen wird mit der Anschaffung der beiden Kassenautomaten eine überproportionale Verbesserung der Kassensicherheit erreicht.  Zusätzlich besteht erhebliches Einsparpotenzial an Erfassungs- und Abrechnungsaufwand der Kassenführung in diesem Bereich.

?         Im Rathaus Geyerswörth findet eine Barauszahlung nur an Asylbewerber/ innen statt. Andere Transferleistungsbezieher erhalten bargeldlose Leistungen.Ein zusätzlicher Automatenstandort im Bereich Geyerswörth wäre absolut unwirtschaftlich (Kosten je Gerät zwischen 40.000 Euro und 60.000 Euro, außerdem wäre auch dort ein Zweitgerät erforderlich).

?         Die zentrale Bündelung im Rathaus Maxplatz bietet logistische Vorteile (eingearbeitetes Bedienungspersonal nach kurzer Zeit in größerer Anzahl).

?         Der vorgesehene Raum Nr. 9 im Erdgeschoss des Rathauses Maxplatz erfordert die geringsten baulichen Eingriffe (keine statische Verstärkung notwendig). Mit dem Einbau einer Trennwand zur rückseitigen Befüllung der beiden Kassenautomaten werden Sicherheitsanforderungen an kommunale Kassen umgesetzt und eine durchgängige Nutzung der Kassenautomaten für Bürgerinnen und Bürger sichergestellt. Ohne Trennwand müsste der Raum mit den Kassenautomaten während der Befüllung komplett gesperrt werden.

?         Für die künftig vorgesehene Anbindung von Infothek, Standesamt und Einwohneramt ist der Standort aufgrund seiner Zentralität bestens geeignet.

Die Notwendigkeit, zwei Automaten aufzustellen, ergibt sich aus der Absicht, bei Ausfall eines Automaten trotzdem weiterhin Einzahlungen und Auszahlungen sicher zu stellen. Auch die besichtigten Städte hatten jeweils zwei Automaten nebeneinander aufgestellt. Ebenso erscheint die mittelfristige Umstellung auf Kassenautomaten aus Gründen der Verwaltungsmodernisierung und Bürgernähe zielführend. Die Nutzung durch Asylbewerber erscheint nicht problematisch, da diese durch notwendige Besuche im Ausländeramt bereits ortskundig sind und bei auftretenden Anfangsschwierigkeiten vom Ordnungsamt Unterstützung geleistet werden kann.

II.              Beschlussvorschlag

              Vom Bericht der Verwaltung wird Kenntnis genommen.

III. Finanzielle Auswirkungen:

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht

Falls Alternative 3. und/oder 4. vorliegt:

In das Finanzreferat zur Stellungnahme.

Stellungnahme des Finanzreferates: