Beschlussvorlage - VO/2014/0867-45

I.              Sitzungsvortrag:

Seit vielen Jahren (2006) erstellt das Kulturamt der Stadt Bamberg einen Veranstaltungskalender. Ursprünglich als kleine Schwarz-Weiß-Broschüre mit damals noch schwerfälliger Internetdatenbank in Zusammenarbeit mit der hiesigen Tageszeitung „Fränkischer Tag“ bewerkstelligt, kam es ab 2005 auf gemeinsamen Wunsch des Wirtschaftsreferates und des Kulturreferates zu einer Neuausrichtung des Veranstaltungskalenders. Der Veranstaltungskalender sollte an Attraktivität gewinnen, mehr Vollständigkeit generieren und zur attraktiven Informationsquelle rund um die Bamberger Veranstaltungslandschaft werden – eine Visitenkarte der Kultur- und Freizeitstadt Bamberg. Die Internetpräsenz des Veranstaltungskalenders sollte auf zeitgemäßes Niveau gebracht werden. Sie war zum Zeitpunkt dieser Erneuerung die einzige Internetvariante eines Bamberger Veranstaltungskalenders und bleibt bis heute in Vollständigkeit und Übersichtlichkeit bei weitem unerreicht.

Veranstaltungskalender im handlichen Format werden in vielen Städten, meistens in Verantwortung der Kulturverwaltung, vorgehalten. Sie sind eine Kernleistung der Kulturverwaltung und ein zentraler Baustein des Kultur- und Veranstaltungsmarketings. Sie tragen zu einem wichtigen Gesamtbild der Kultur- und Veranstaltungslandschaft bei und sollten stets Vorbildcharakter besitzen sowie einen qualitativen Maßstab setzen, an dem sich privat ausgerichtete Medien orientieren können und müssen (Quasi-Markt-Theorie). Auch sind sie eine ergiebige Quelle bezüglich eines statistisch fundierten Überblicks über die Veranstaltungen in der Region, die für strategische Überlegungen und Maßnahmen der Kulturverwaltung unverzichtbar ist. (Beispiel: seit 2006 wurden 124.579 Veranstaltungen (Stand April 2014) im Veranstaltungskalender gepflegt und gelistet, das sind im Schnitt 1.245,79 Veranstaltungen pro Monat in Stadt und Landkreis Bamberg. Diese lassen sich statistisch nach Kategorien- und Spartenzugehörigkeit, aber auch nach anderen Selektionsmechanismen darstellen.)

Das Kultur- und Veranstaltungsmarketing der Stadt Bamberg umfasst neben den Werbemaßnahmen der größeren Einrichtungen und der vereinzelten Akzentuierung durch die Pressestelle inkl. Rathaus-Journal lediglich die Bereitstellung des Veranstaltungskalenders und bedient damit gerade einmal das Minimum an übergreifenden Marketingleistungen für die heimische Kultur- und Veranstaltungsszene. Darüber hinaus gäbe es viele Potentiale die heimische Kultur- und Veranstaltungsszene sichtbarer und strukturierter zu gestalten, die aufgrund mangelnder Ressourcen leider ungenutzt bleiben (vergleiche z.B. den Mangel an bezahlbaren Plakatflächen für Kulturveranstaltungen – das so genannte Kulturplakat, eine kostenlose Zugabe zum Leistungspaket Veranstaltungskalender, leistet seinen kleinen Beitrag gegen diesen unbefriedigenden Zustand, indem es Daten verschiedener Kulturträger auf einem Plakat bündelt). Auch die aktuelle Version des Veranstaltungskalenders finanziert sich zu einem grenzwertigen Anteil aus den Vermarktungspotentialen dieser Produkte, die von der Firma 2mcon seit Beginn der Zusammenarbeit sehr erfolgreich genutzt bis ausgeschöpft werden, wodurch ein wichtiger Beitrag zur Finanzierung durch Werbeanteile sichergestellt werden kann.

Die Runderneuerung des Offiziellen Veranstaltungskalenders erfolgte 2005 in enger Zusammen-arbeit mit dem Landratsamt und schließlich, nach Gesprächen mit verschiedenen potentiellen Dienstleistern und Partnern, mit der Firma 2mcon aus Bamberg. Die Erfolgsgeschichte dieser Kooperation dauert nun seit neun Jahren an, in denen das Produkt stets optimiert wurde
(z.B. Datenschnittstelle zu den zwei Bamberg Apps). Sowohl die Print- als auch die Webversion des Veranstaltungskalenders erfreuen sich hoher Beliebtheit und entsprechender Nachfrage durch Bürger und Besucher gleichermaßen.

• Monatliche Auflagenhöhe der Printbroschüre: 15.000 Exemplare
• Monatliche Zugriffszahlen der Internetseite: 20.000 bis 30.000  (saisonal schwankend)
• Verwaltung und übersichtliche Aufbereitung von 1000 bis 2000 Veranstaltungsdaten in Stadt und Landkreis pro Monat
• weit über 100 feste (Dateneingabe mit Login) und viele freie (Dateneingabe per Internetformular) Redakteure aus Stadt und Landkreis liefern die Daten per Eingabe direkt in das System. Die Redakteure werden vom Kulturamt betreut. Die Daten werden geprüft und gepflegt.
• ca. 750 Direktmails (Stand April 2014) verschickt das Kulturamt monatlich an die Adressaten des digitalen Kulturbrief (Newsletter)
• ein Veranstaltungsdatenexport zu den Apps von TKS Bamberg und Pressestelle/Stadtmarketing Bamberg ist eingerichtet. Der Veranstaltungskalender ist somit einer der wichtigsten, regelmäßigen und verlässlichen Datenzulieferer für die genannten Apps.
• 16,66 Cent Druckkostenzuschuss pro Printausgabe seitens der Stadt Bamberg
• Digitale Lösung im Internet ohne weitere Kosten
• Ist Dreh- und Angelpunkt des Kulturamtskontaktes zu zahlreichen Veranstaltern
• Erste und vollständigste Informationsquelle in Stadt und Landkreis zu Veranstaltungen aller Art
• Repräsentative Visitenkarte der veranstaltungsreichen Kulturstadt Bamberg
• Informationsquelle für private/alternative Medien
• Einziges Medium mit umfassender Erfassung der Ausstellungen in Stadt und Landkreis
• Einziges Medium mit umfassender Erfassung der Führungsangebote für Bamberger und Gäste

Zum 31.12.2014 läuft der Vertrag mit der Firma 2mcon aus. Die Firma 2mcon hat zugesichert, dass der  Vertrag zu gleichen Konditionen für weitere 3 Jahre verlängert werden kann. Im Hinblick darauf, dass eine nahtlose Fortführung des  offiziellen Veranstaltungskalenders für Stadt und Landkreis ab Januar 2015 in dieser erfolgreichen und überzeugenden Form fortgeführt werden kann, wäre eine Mittelbereitstellung in den Jahren 2015, 2016 und 2017 von jährlich 29.750 € erforderlich. Voraussetzung ist, dass sich der Landkreis in gleicher Höhe an den Kosten beteiligt.

II.              Beschlussvorschlag

     Der Kultursenat empfiehlt folgende Beschlussfassung:

     Der Finanzsenat empfiehlt dem Stadtrat:

     1. Vom Sitzungsvortrag der Verwaltung wird zustimmend Kenntnis genommen.

     2. Ab dem Haushaltsjahr 2015 werden - zunächst wieder auf die Dauer von 3 Jahren - jährlich 29.750 € bereitgestellt. Dies unter der Voraussetzung, dass sich der Landkreis in gleicher Höhe beteiligt.

     3. Die Verwaltung wird beauftragt, mit der Fa. 2mcon einen entsprechenden Vertrag abzu-

         schließen. Vertragspartner sollen Stadt Bamberg und Landkreis Bamberg sein.

III. Finanzielle Auswirkungen:

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht

Falls Alternative 3. und/oder 4. vorliegt:

In das Finanzreferat zur Stellungnahme.

Stellungnahme des Finanzreferates:

Die Ausgaben für den Veranstaltungskalender stellen eine rein freiwillige Leistung der Stadt Bamberg dar. Da für den Veranstaltungskalender bereits in den Jahren 2009 bis 2014 Haushaltsmittel von jährlich 29.750 € im jeweiligen Haushaltsplan veranschlagt waren, stellt die Fortführung des Kalenders bei gleichen Konditionen aber keine neue freiwillige Leistung dar. Ein Verstoß gegen die Auflage der Regierung liegt somit nicht vor.

Sofern

- der Vertrag mit gleichen Konditionen (jährlich max. 29.750 €) fortgeführt wird und

- der Landkreis sich in gleicher Höhe an den Kosten beteiligt,

bestehen seitens des Finanzreferates keine Einwände bzgl. einer Fortführung des Kalenders.

Bamberg, 23.06.2014

Finanzreferat