Beschlussvorlage - VO/2015/1652-23

I.              Sitzungsvortrag:

A.              Vorbemerkungen

Mit Beschluss des Konversionssenates vom 01.07.2014 hatte die Verwaltung die Aufgabe erhalten, die notwendigen Entscheidungsgrundlagen für einen Erwerb des früheren Kreiswehrersatzamtes (im Folgenden kurz: KWEA) von der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) zu schaffen. In der Sitzung am 22.01.2015 erging ein Zwischenbericht. Die Verwaltung wurde in der Folge beauftragt, bis März 2015 eine Entscheidungsgrundlage für einen eventuellen Erwerb zu fertigen.

Aufgrund der Komplexität der erforderlichen Arbeiten im Vorfeld einer Kaufentscheidung wurde mit BImA einvernehmlich vereinbart, die im Rahmen der Erstzugriffsoption laufende Jahresfrist für eine abschließende Erwerbsabwicklung bis Juli 2015 zu verlängern. Mit dieser Sitzungsvorlage soll die Grundlage für eine Erwerbs- und Umbauentscheidung vorbereitet werden Die Sitzungsvorlage teilt sich in einen öffentlichen sowie einen nicht öffentlichen Sitzungsteil.

In öffentlicher Sitzung sollen behandelt werden:

-              künftige Nutzung des Anwesens und weitere Entwicklung der Verwaltungsstandorte               insgesamt

-              bauliche Situation und Kosten für Umbau

In der nicht öffentlichen Sitzungsvorlage sollen behandelt werden:

-              Verhandlungen und konkrete Erwerbsbedingungen (BImA)

-               Finanzierung

Im Ergebnis schlägt die Verwaltung vor, die einmalige Gelegenheit für die Stadt Bamberg zu ergreifen, an zentralster Stelle in der Stadt gelegen einen weiteren Rathausstandort zu realisieren, indem das bisherige Kreiswehrersatzamt von der BImA erworben und zum Bürger- und Sozialrathaus umgebaut wird, um damit die begonnene Standortkonsolidierung weiter fortzuführen.

Dieser Vorschlag baut auf folgenden Grundlagen auf:

B.              Aktuelle räumliche Situation der Verwaltung, weitere mögliche Entwicklung der Verwaltungs­standorte insgesamt und künftige Nutzung des früheren Kreiswehrersatzamtes

B.1.              Allgemeine Situation und räumliche Verteilung der Verwaltung im Stadtgebiet

1.1              Aktuelle Situation der Verwaltung

Die Stadtverwaltung Bamberg ist dezentral im gesamten Stadtgebiet untergebracht. Neben Dienststellen mit besonderen Aufgaben, welche einen besonderen Standort erfordern, wie z. B. EBB, E.T.A.-Hoffmann-Theater, Feuerwehr, Garten- und Friedhofsamt, Musikschule, Schlacht- und Viehhof, etc., ist auch die Kernverwaltung derzeit noch auf 10 Standorte verteilt (Rathaus Maxplatz, Schloss Geyerswörth, Technisches Rathaus, Heinrichsdamm 1, Kloster Michaelsberg, Moosstraße 65, Rottmeister Häuschen Obere Brücke 1 (Teile des Jugendamtes), Hornthalstraße 2a (PÜD), Hauptwachstraße 16 (Kulturamt, SG Kultur) und Hauptwachstraße 7 (Kulturamt, SG Schule und Sport).

Bei vielen Standorten handelt es sich um historische, denkmalgeschützte Gebäude, die teil­weise für einen modernen Publikumsverkehr, nur bedingt geeignet sind. Unübersichtliche Zwischengeschosse, eine verwinkelte Wegeführung und teilweise eingeschränkte Barriere­freiheit sind bekannte Probleme der Verwaltungseinheiten mit Publikumsverkehr insbesondere im Rathaus Maxplatz, Schloss Geyerswörth und im Rottmeister Häuschen.

Bereits seit einigen Jahren ist die Verwaltung daher bestrebt sowohl die Anzahl der Standorte im Stadtgebiet zu verringern, als auch den Bürgerinnen und Bürgern möglichst zentrale, moderne und insbesondere barrierefreie Serviceangebote für die regelmäßig nachgefragten Dienstleistungen einer Verwaltung, wie bspw. Pass- und Meldewesen, Soziale Leistungen, Leistungen des Standesamtes und mehr zu bieten.

Die Zahl der Verwaltungsstandorte konnte bereits durch die Realisierung des Standortes „Michaelsberg“ mit dem Immobilienmanagement, dem Umwelt- sowie dem Rechnungs­prüfungsamt verringert werden. Ziel ist weiterhin die Reduzierung der Standorte insgesamt sowie die Bündelung von Serviceleitungen an möglichst zentralen Orten. Nach dem Beispiel anderer Städte bestand schon lange der Wunsch nach einem „Bürgerrathaus“, in welchem häufig nachgefragte kommunale Dienstleistungen gebündelt und zentral angeboten werden. Diese Anforderungen können bspw. die Dienststellen im Rathaus Maxplatz sowie insbesondere im Rathaus Schloss Geyerswörth nur eingeschränkt erfüllen.

1.1.1   Situation Schloss Geyerswörth

Im Schloss Geyerswörth sind derzeit 79 Büroarbeitsplätze bei einer reinen Bürofläche von ca. 1400m² eingerichtet. Im Hauptgebäude werden zwei Geschosse genutzt, im Seitenflügel steht zusätzlich zu den beiden Geschossen auch im Dachgeschoss eine geringe Fläche für Büronutzung zur Verfügung. Daneben sind Lagerräume eingerichtet und es existiert mit dem Renaissancesaal eine repräsentative Räumlichkeit.

Insbesondere das Hauptgebäude weißt mittlerweile signifikante Baumängel auf, welche zumindest mittelfristig eine umfassende bauliche Sanierung erfordern. Neben der Sicherung der Bausubstanz ist auch die Anpassung der Räumlichkeiten an aktuelle Erfordernisse (z. B. Brandschutz, Barrierefreiheit, etc.) erforderlich. Voraussetzungen für eine Sanierung wären neben den finanziellen Mitteln insbesondere auch die Unterbringung der betroffenen Dienst­stellen in anderen Gebäuden, da bei einer Sanierung im laufenden Betrieb die Betroffenen erheblichen Einschränkungen aufgrund der entstehenden Schmutz- und Lärmbelästigung ausgesetzt wären.

Momentan sind alle Büroarbeitsplätze im Schloss Geyerswörth durch das Stadtjugendamt (Amt 51), das Sozialamt (Amt 50), die Referatsführung Referat 5 und die Bereichsleitung Familie, Jugend und Senioren belegt. Ferner sind Büroarbeitsplätze und Lagerräume für das Seniorenmanagement, den Familienbeirat und den Migrantenbeirat untergebracht. Das Gebäude steht im Eigentum der Stadt Bamberg.

1.1.2              Situation an der Promenade 2a (richtig: Promenadestraße 2a, künftig kurz: KWEA)

Das Gebäude an der Promenade 2a wurde zuletzt durch das ehemalige Kreiswehrersatzamt (KWEA) militärisch für die Bundeswehr genutzt. Seit Wegfall dieser Nutzung steht das Gebäude komplett leer und wird von der BImA als Konversionsimmobilie verwaltet.

Ursprünglich wurde das Gebäude im Jahr 1966 für das Landratsamt Bamberg errichtet und bezogen. Die Grundstruktur des Gebäudes ist daher für eine Verwaltungsnutzung konzipiert, wenngleich die den damaligen organisatorischen und baulichen Bedürfnissen geschuldete Innenarchitektur in einem geringen Umfang kontinuierlich angepasst werden musste (z. B. EDV-Installation). Die funktionale Gebäudestruktur bedingt eine effiziente Raum­bewirtschaftung.

Die Lage des Grundstücks zwischen Promenade und Willy-Lessing-Straße ist eine der zentralsten in Bamberg und für die Stadtverwaltung eine historische Gelegenheit, einen großen, neuen Veraltungsstandort in der Innenstadt zu erwerben.

1.1.3              Kaufentscheidung über den Erwerb des früheren Kreiswehrersatzamtes

Mit Schreiben vom 04.04.2014 setzte die BImA die Jahresfrist für die Ausübung der Erstzu­griffsoption durch die Stadt Bamberg zum Erwerb des ehemaligen KWEA in Gang. Nach intensiven Verhandlungen und einer Fristverlängerung muss eine endgültige Entscheidung über einen eventuellen Ankauf noch im Juni 2015 getroffen werden.

Mit Beschluss des Konversionssenates vom 01.07.2014 wurde die Verwaltung beauftragt, die notwendigen Entscheidungsgrundlagen für einen Erwerb des früheren KWEA zu erarbeiten. Am 22.01.2015 nahm der Konversionssenat den Zwischenbericht der Verwaltung zur Kenntnis und bestätigte den Auftrag, eine Entscheidungsgrundlage für den Ankauf des KWEA zu erstellen.

Die Verwaltung erarbeitete in Abstimmung mit der Personalvertretung, dem Datenschutz­beauftragten und unter Beteiligung der potenziell betroffenen Referats- und Amtsleitungen

a)              ein Organisations- und Nutzungskonzept für die Promenadestr. 2a sowie

b)              ein mittel- und langfristiges Standortkonzept für die Kernverwaltung.

1.1.4              Chancen bei einer positiven Kaufentscheidung

Der Erwerb des KWEA bietet die Chance, Verwaltungseinheiten in der Innenstadt am ZOB zu zentralisieren und gut erreichbar auszugestalten. Ein Gebäude in den Dimensionen des KWEA ermöglicht es der Verwaltung, sich langfristig noch bürgerfreundlicher aufzustellen und die internen Abläufe weiter zu optimieren (zeitgemäße Schalterform mit kurzen Wegen zu anderen Anlaufstellen in einem Gebäude). In vielen anderen kreisfreien Städten Bayerns wurden ähnliche Konzepte bereits umgesetzt.

Neben positiven Effekten für die Bürger und die Betriebsabläufe würde die räumliche Zusammenführung von zahlreichen Dienststellen des Referates 5, die Effizienz in der täglichen Arbeit und in der Wahrnehmung von Führungsaufgaben auf Sachgebiets-, Amtsleitungs- und Referatsführungsebene verbessern. Ähnliche Effekte sind in der Folge durch weitere räumliche Zusammenführungen auch an anderen Standorten realisierbar.

B.2              Organisations- und Nutzungskonzept für die Promenadestraße 2a

Für das Nutzungskonzept wurden im Vorfeld drei Ziele definiert:

•              Ein Ziel war es, eine zentrale Anlaufstelle für die Bürgerinnen und Bürger zur Erledigung der häufig nachgefragten Dienstleistungen zu schaffen, welche insbesondere sehr gut erreichbar ist. Die Lage des KWEA ist hierfür ideal (Anbindung über ZOB an alle Buslinien, Nähe zum Rathaus Maxplatz und zur Innenstadt, ausreichende (kostenpflichtige) Parkmöglichkeiten im Umfeld.

•              Als zweites Ziel wurde in Anerkennung des unter Ziff. 1.1.1 beschriebenen, insgesamt sehr schlechten Gebäudezustandes, die Schaffung von guten Sanierungsrahmenbedingungen für das Schloss Geyerswörth formuliert. Aufgrund der Sanierungsnotwendigkeit sowie der Notwendigkeit, dies nicht im laufenden Betrieb umsetzen zu müssen, war ein Alternativ­standort für die betroffenen Dienststellen zu suchen. Eine externe Anmietung der entsprechenden Bürofläche verursacht zum einen finanzielle Aufwendungen und ist zudem auf dem Immobilienmarkt nur schwer zu finden, zumal hier die Universität als „Konkurrent“ auf dem Markt auftritt. Durch die Unterbringung der Dienststellen im KWEA könnten die notwendigen Sanierungsrahmenbedingungen zumindest hinsichtlich der Tatsache, dass frei von Betroffenenbelangen am Gebäude gearbeitet werden könnte, geschaffen werden.

•              Als drittes Ziel muss es durch den Erwerb des KWEA gelingen, die Anzahl der Verwaltungsstandorte zielgerichtet zu reduzieren und so eine Konzentration und Kosten­konsolidierung zu erreichen. Die Investitionen in Kauf und Sanierung des KWEA sollen sich durch die eventuelle Verwertung freiwerdender Liegenschaften, Reduzierung der Mietbelastungen, Senkung von Nebenkosten und Einsparungen bei Unterhaltungsaufwand an anderen Standorten langfristig amortisieren.

2.1              Angedachte Nutzungseinheiten

Ausgehend von den vorliegenden Vorentwurfsplanungen könnten nach einer Sanierung im KWEA rund 150 Büroarbeitsplätze realisiert werden. Hinzu kämen noch Mitarbeitende im Atriums- und Servicebereich sowie temporäre Kräfte (Praktikanten, Anwärter, Auszubildende, etc.). An dem Standort „KWEA“ könnte künftig ein Großteil des städtischen Publikums­verkehrs zentral erledigt werden. Zur besseren Übersicht liegt in Anlage 1 ein Plansatz (2. UG bis DG / Pläne 1.1 bis 1.8) bei. Folgende Dienststellen können im neuen Standort „KWEA“ gemeinsam untergebracht werden:

•              Amt 30 Ordnungsamt, Rathaus Maxplatz

Das Amt 30 kann mit 45 Mitarbeitenden komplett vom Rathaus Maxplatz an die Promenade verlegt werden. Im Eingangsbereich des EG ist ein Empfang mit Telefon­zentrale und Kassenautomat angedacht, der organisatorisch an den Servicebereich (jetzige Infothek im EG und Einwohnerwesen im 1. OG) angegliedert ist und diesen unterstützt. In räumlicher Nähe befände sich auch das Sachgebiet Ausländerwesen und die Amtsleitung. Voraussichtlich im 1. OG kann die bereits über Jahre bewährte Zusammenarbeit vom Sachgebiet Sicherheitsrecht und Sachgebiet Lebensmittelüberwachung fortgeführt werden. Zwischen den Sachgebieten gibt es beispielsweise im Bereich des Gewerbe- und Gaststättenrechts viele Berührungspunkte. Die temporäre Einrichtung einer funktionalen Wahlamtsgeschäftsstelle im KWEA ist in den aktuellen Planungen mit vorgesehen, müsste aber noch im Rahmen des weiteren Verfahrens weiter geprüft werden.

•              Amt 33 Standesamt, Rathaus Maxplatz

Die 11 Mitarbeitenden des Standesamts arbeiten in Teilen mit dem Amt 30 / Einwohner­wesen zusammen. Es wäre daher wünschenswert, auch weiterhin von der räumlichen Nähe zu profitieren. Der Publikumsverkehr des Standesamtes könnte im KWEA abgewickelt werden. Der Trauungssaal im Rathaus Maxplatz bliebe dabei aber erhalten.

•              Amt 50 Sozialamt, Schloss Geyerswörth und Heinrichsdamm 1

Für das derzeit geteilte Amt 50 besteht die Chance, erstmals wieder dauerhaft an einem Standort untergebracht werden zu können. Momentan sind 7 der insgesamt 27 Mitarbeiten­den im Heinrichsdamm 1 ausgelagert, der Rest arbeitet im Schloss Geyerswörth. Eine Zusammenführung würde die in einem herausfordernden Umfeld tätigen Führungskräfte entlasten und die Zusammenarbeit der Mitarbeitenden fördern. Darüber hinaus dürfte sich auch die räumliche Nähe zu anderen Ämtern (wie Amt 51/Obdachlosenprävention, Amt 30/Ausländerwesen) positiv auf die Leistungsfähigkeit der Verwaltungseinheit auswirken. Da ein Teil des Amtes 50 bereits ein digitales Dokumentenmanagementsystem nutzt, wird zudem von diesem Bereich auch nur eine vergleichsweise geringe Aktenlager­fläche benötigt.

•              Amt 51 Stadtjugendamt, Schloss Geyerswörth und Obere Brücke 1

Auch das Amt 51 könnte mit 52 Mitarbeitenden räumlich zusammengeführt werden und von der Nähe zu den anderen Ämtern in der täglichen Arbeit profitieren. Derzeit sind 6 Mitarbeitende nicht im Schloss Geyerswörth, sondern im Alten Rathaus untergebracht. Obdachlosenprävention (Amt 51) und Obdachlosenbetreuung (Amt 50) stellen ergänzende Aufgabenbereiche dar, die von einer räumlichen Nähe profitieren würden. Aufgrund der analogen Aktenführung muss für einige Sachgebiete dieses Amts mit einem hohen Bedarf an Aktenlagerflächen gerechnet werden. Bei den Sozialen Diensten ist die Aktenführung von untergeordneter Bedeutung, so dass hier grundsätzlich mit Doppelbüros geplant wurde. Für vertrauliche Gespräche sind ausreichend Besprechungsmöglichkeiten vorzusehen. Um die Mobilität, insbesondere der Sozialen Dienste, bei Dienstgängen nicht zu verschlechtern, muss das Konzept zur Nutzung der Dienst-KFZ angepasst werden.

•              Referat 5 und Bereichsleitung Familie, Jugend und Senioren, Schloss Geyerswörth

Für die Referatsleitung hat die räumliche Konzentration den Vorteil, dass der über­wiegende Teil der Dienststellen des Referates in einem Gebäude versammelt ist. Besprechungen werden so ebenso erleichtert wie der unmittelbare Austausch durch die Nähe zum Tagesgeschäft.

•              Senioren- und Generationenmanagement, Schloss Geyerswörth

Die 5 Mitarbeitenden des Senioren- und Generationenmanagements können in ihrer täglichen Arbeit die kurzen Wege zu anderen Dienststellen nutzen. Durch die Hereinnahme des Generationenmanagements werden Bürger aller Generationen zur Zielgruppe des neuen Bürger- und Sozialrathauses. Die direkte Nähe zum ZOB und zur Innenstadt (Versorgungseinrichtungen, Apotheken, Ärzte, etc.) ist hier sicherlich auch ein wichtiger Punkt.

•              Fachbereich Freiwilligenengagement, Integration und Familienfreundlichkeit mit Beiräten, Schloss Geyerswörth

Die 3 Stabsmitarbeiter sind idealerweise in räumlicher Nähe zur Referats- und Bereichs­leitung anzusiedeln. Nach Möglichkeit sollen auch den Beiräten und der Gleichstellungsstelle Räume im KWEA zur Verfügung gestellt werden.

Mit dieser Nutzungsvariante würden die Ziele

•              wirtschaftliche Nutzung des Gebäudes

•              zentrales, leistungsfähiges „Bürgerrathaus“

•              positive Sanierungsvoraussetzungen für Schloss Geyerswörth

•              Reduzierung und Konzentration der Verwaltungsstandorte

einen großen Schritt weitergebracht werden.

2.2              Eingehend erörterte, aber verworfene Nutzungskonzepte

Um ein Maximum an Zieleffektivität und Wirtschaftlichkeit zu erreichen, wurden in einem ersten Schritt sämtliche in Frage kommende Dienststellen betrachtet und geprüft. Bei folgen­den Nutzungseinheiten wurde aber nach eingehenden Abstimmungen und Prüfungen ein Umzug ins KWEA als nicht zielführend / nicht funktional wieder verworfen:

•              Amt 31 – Parküberwachungsdienst (PÜD), Hornthalstraße 2a

Am Standort des PÜD sind 11 Büroarbeitsplätze und 28 Außendienstarbeitsplätze einge­richtet. Die Räume befinden sich im Eigentum der Stadt und sind durch die aktuelle Nutzung optimal genutzt. Dennoch wurde, im Sinne einer Standortreduzierung, zunächst eine Unterbringung des PÜD im 1. Kellergeschoss (KG) des KWEA geprüft. Die hierfür notwendigen Flächen müssten erst durch aufwändige Umbaumaßnahmen völlig neu herge­stellt werden und wären dann immer noch knapper bemessen als der derzeitige Zustand in der Hornthalstraße. Außerdem würde eine solche Maßnahme die Anzahl der am Gebäude KWEA vorhandenen Parkplätze um ca. 50% (= ca. 10 Parkplätze) reduzieren und die Flexibilität (z. B. Lagerräume) für andere Ämter extrem einschränken. Erschwerend kommt hinzu, dass sich die derzeitigen Außendienstarbeitsplätze und weitere Sonderräume (Duschen, Spinde, Fahrradraum, etc.) unter der Georgendammturnhalle befinden und somit eine andere Nutzung wegen der zwangsläufig vorhandenen Geräuschbelastung fraglich erscheint. Daher wurde eine Verlagerung des PÜD in die Promenade 2a nicht weiter verfolgt.

•              Amt 31 – Verkehrsbehörde, Führerscheine, Zulassungen, Moosstraße 65

Am Standort Moosstraße sind 28 Büroarbeitsplätze vorhanden. Daneben gibt es einen Kassenautomaten, Raum und Parkplätze für den Publikumsverkehr sowie große und genutzte Lagerflächen (auch für andere Ämter, teils in Nebengebäuden auf einem städtischen Grundstück). Der Standort Moosstraße besitzt eine sehr gute straßenmäßige Verkehrsanbindung (vor allem für LKW und PKW) und wird daher auch von zahlreichen Landkreisbürgern genutzt, mit positiven Auswirkungen auf die erhobenen Verwaltungs­gebühren.

Aufgrund der Idee eines möglichst zentralen, alle häufig nachgefragten städtischen Dienstleistungen vorhaltenden, Serviceangebotes, wurde die Einbeziehung des Amtes 31 in das KWEA-Konzept besonders intensiv geprüft.

Nach Abwägung der Vor- und Nachteile erscheint eine Verlegung des Amtes 31 an die Promenade aber als nicht sinnvoll. Der Großteil des Publikumsverkehrs (insbes. Stichwort: Kfz-Zulassung!) ist motorisiert und würde sowohl die Verkehrs- als auch die Parkplatz­situation an der Promenade und den angrenzenden Bereichen dauerhaft stark belasten. Einige der Kunden (Autohäuser, Fahrschulen, Busunternehmen, Taxen, Handwerker, etc.) müssten auch weiterhin zwingend (z. B. für Vorführungen) mit den entsprechenden (Groß-)Fahrzeugen kommen. Inwieweit der Service für den Bürger (z. B. Führerscheinstelle) auch ohne eine räumliche Zusammenführung (z. B. digitales Dokumentenmanagementsystem) verbessert werden kann, wird bei der Konzeptionierung des Bürger- und Sozialrathauses berücksichtigt und weiter verfolgt werden. Außerdem wird derzeit die Umsetzbarkeit einer gemeinsamen Zulassungsstelle von Stadt und Landkreis an einem Standort intensiv geprüft.

•              Büros der Stadtratsfraktionen, Grüner Markt 7

Derzeit besitzen die Stadtratsfraktionen unterschiedlich große Büros mit Besprechungs­möglichkeiten in einem stiftischen Gebäude am Grünen Markt 7. Geprüft wurde auch die Möglichkeit einer Unterbringung der Stadtratsfraktionen im 4. OG des KWEA. Hierdurch würde jedoch die freie Raumkapazität für die Unterbringung der Dienststellen soweit geschmälert, dass das Ziel einer möglichst großen Bündelung der Dienststellen des Referates 5 beeinträchtigt worden wäre.

Im Rahmen einer Gesamtabwägung erscheint daher der Verzicht auf eine Unterbringung der Stadtratsfraktionen im KWEA und ein Verbleib am Grünen Markt besser geeignet, das Ziel eines zentralen Bürgerrathauses zu erreichen.

B.3              Mittel- und langfristiges Standortkonzept für die Kernverwaltung

Durch den Bezug des KWEA würde sich die große Chance einer mittel- bis langfristigen weiteren Konsolidierung von Verwaltungsstandorten bieten:

3.1              Unmittelbar frei werdende Standorte

a)      Bei Umsetzung der angedachten Nutzungseinheiten wäre das Schloss Geyerswörth komplett geräumt und stünde für eine Sanierung zur Verfügung. Das Zentrum Welterbe Bamberg (ZWB) könnte in einer anderen Liegenschaft bspw. dem sog. Rottmeister Häuschen, Altes Rathaus und damit im „Herzen“ des Welterbes untergebracht werden. Zudem wären die kurzen Wege zu den kulturellen und touristischen Einrichtungen ein großes Plus. Alternativ könnte auch eine Verlegung ins Rathaus Maxplatz erfolgen.

b)              Im Rathaus Maxplatz würden rund 49 Büroarbeitsplätze frei. In den Überlegungen für ein mittelfristiges Nutzungskonzept (vgl. unten Ziff. 3.2) ist über die Nutzung der frei werdenden Kapazitäten zu befinden.

3.2              Mittelfristiges Nutzungskonzept und dadurch mittelbar frei werdende Standorte

Die durch den Umzug ins KWEA freigewordene Kapazität im Rathaus Maxplatz (vgl. oben) könnte wie folgt genutzt werden:

•              Umzug des Sachgebietes Kultur des Kultur-, Schulverwaltungs- und Sportamtes (Amt 45) mit derzeit 8 Büroarbeitsplätzen. Die freiwerdenden               Räumlichkeiten in der Hauptwach­straße 16 stehen im Eigentum der Stadt Bamberg und könnten               anderweitig verwertet werden.

•              Umzug des Sachgebietes Schule und Sport des Kultur-, Schulverwaltungs- und Sportamtes (Amt 45) mit               derzeit 8 Büroarbeitsplätzen. Hierdurch könnte unmittelbar Mietzins einge­spart werden.

•              Weitere Büroarbeitsplätze sollten für mögliche Mehrbedarfe, beispielsweise im Bereich Amt 20 (Vermögensbewertung in der Doppik), Amt 15 (Konversion), Ref. 4 (Bildungs­entwicklungsplan, etc.) und aktuell noch nicht absehbare Kapazitätsengpässe (z. B. ZWB, siehe oben) vorgehalten werden.

•              Parallel sind weitere Überlegungen und Planungen für eine mögliche Drittnutzung erforderlich

•              Der Auszug des Standesamtes bietet zudem die Chance, nach entsprechender Planung, eine Optimierung des barrierefreien Eingangs vornehmen zu können.

[vgl. Anlage 2: Schematische Darstellung 2.1]

3.3              Vorschlag eines langfristigen Nutzungskonzeptes und dadurch langfristig nutzbarer Standorte

Mit der Maßgabe, dass das Schloss Geyerswörth nach einer Sanierung wieder für eine städtische Verwaltungsnutzung vorgesehen werden soll und sich die vorhandene Kapazität von ca. 85 Büroarbeitsplätzen nicht erheblich verringert hat, könnte das Baureferat (Referat 6) mit dem Stadtplanungsamt (Amt 61), dem Bauordnungsamt (Amt 62) und dem Fachbereich 6A Beschaffungs- und Vergabestelle aus den Räumlichkeiten der Unteren Sandstraße mit derzeit 75 Mitarbeitenden in die Geyerswörthstraße umziehen. Am Standort Untere Sandstraße (langfristiger Erbpachtvertrag mit der Krankenhausstiftung) könnten die erhaltenswerten Gebäude einer notwendigen Sanierung zugeführt werden. Dabei wäre insbesondere zu prüfen, ob das Gebäude in welchem derzeit das Stadtplanungsamt unterge­bracht ist aufgrund des schlechten Zustandes aufgegeben und zurückgebaut werden könnte. Insoweit würde auch hier ein Konzentrations- und Konsolidierungsprozess stattfinden.

Die weiteren Gebäudes des Baureferates (Referatsgebäude, sog. Rombergbau (Bauordnungs­amt) und Nebengebäude (Erschließungsbeitragsabteilung) stünden für eine weitere Verwaltungsnutzung – ggf. nach einer notwendigen Sanierung – zur Verfügung. Nach den bisherigen Überlegungen könnten die restlichen Verwaltungseinheiten aus dem Heinrichsdamm 1 in die Untere Sandstraße wechseln. Damit bestünde die Möglichkeit, die zentral gelegene städtische Liegenschaft am Heinrichsdamm anderweitig wirtschaftlich verwerten zu können.

Betroffen wären das Personal- und Organisationsamt (Amt 11) gemeinsam mit dem Amt für Informationstechnik (Amt 12) mit zusammen insgesamt ca. 58 Mitarbeitenden einschließlich der erforderlichen Schulungs-, Besprechungs-, Lager- und Serverräume. Diese wären räumlich in der Unteren Sandstraße zu verorten. Die Unterbringung der Mitarbeitenden der WIR-GmbH, die momentan zwei Zimmer im Heinrichsdamm 1 belegt, wäre ebenfalls – soweit notwendig – sicherzustellen.

Bei den Überlegungen für ein mögliches langfristiges Nutzungskonzept mit dem Ziel einer weiteren Standortkonsolidierung handelt es sich um erste Überlegungen. Mit der Entscheidung für Erwerb und Nutzung des KWEA ist keine automatische Umsetzung eines langfristigen Konzeptes verknüpft. Dieses ist vielmehr weiter durch die Verwaltung auszuarbeiten und anschließend den zuständigen Gremien zur Billigung vorzulegen.

[vgl. Anlage 2: Schematische Darstellung 2.2]

C.              Bauliche Situation und Kosten für Umbau

1. Auf der Grundlage der konkreten Überlegungen für eine Nutzung des KWEA als Bürger- und Sozialrathaus hat die Verwaltung zusammen mit dem Architekten und den Fachplanern die ursprünglichen Vorplanungen angepasst und insbesondere die Kostenschätzung auf den neuesten Stand gebracht.

Aufgrund der fortschreitenden Organisationsüberlegungen und der aktuellen Erkenntnisse der Gebäudesubstanz wurden zusätzlich folgende Aspekte berücksichtigt:

•              2. Untergeschoss:

-              Entfall Tankraum, dieser wird Archivraum

-              Ölheizung bleibt

-              ansonsten keinerlei bauliche Änderungen

•              1. Untergeschoss:

-              Einrichtung von 5 Arbeitsplätzen für das (temporäre) Wahlamt Raum Nr. R1.10b

-              Einrichtung eines Arbeitsplatzes für Archiv / Wahlbüro Raum R1.15

-              kein Umbau zur Unterbringung des PÜD, sondern Schaffung von Archivräumlichkeiten zur Aktenablage (künftige Platzreserve bei Einführung eines Dokumentenmanagement­systems)

-              Einplanung Öffentlicher Toiletten, vandalismussicher

-              Behindertenaufzug mit Haltestelle im 1. UG (Anfahrt öffentliche Toilette und Wahlamt)

•              Erdgeschoss:

-              Passbüro mit Nebenraum/Tresor neben behindertengerechtem Aufzug

-              Öffnung Aufzug zur Info-Theke

-              Beratungsbüros im Ostflügel mit System-Glaswänden (flexibel gestaltbar)

•              1. Obergeschoss:

-              ehemaliger Besprechungsraum R1.6 wird Büro (Lebensmittelüberwachung)

-              großer Besprechungsraum für mind. 30 Personen

-              div. Grundrissänderungen

•              2. Obergeschoss:

-              Besprechung R2.6 wird Büro

-              Standardbüros im Ostflügel, jedoch mit umsetzbaren Glastrennwänden

•              3. Obergeschoss:

-              Besprechung R3.5b wird Büro

-              Ostflügel, offenes Gruppenbüro R3.14

-              div. Grundrissänderungen

•              4. Obergeschoss:

-              Besprechung R4.5 wird Büro Referatsleiter

-              Standardbüros im Ostflügel, jedoch mit umsetzbaren Glastrennwänden

-              div. Grundrissänderungen

•              Die Heizungsanlage wird weiter betrieben, da sich in Gesprächen mit den Stadtwerken noch keine Ansatzpunkte für den Einbau eines BHKWs ergeben haben, das – neben der Heizungs- und Warmwasserversorgung des Gebäudes selbst – als Grundlage für ein Nahwärmenetz im Umfeld des KWEA genutzt werden könnte.

•              Die Öltankkapazitäten des Gebäudes sind absolut überdimensioniert, da nach der erfolgten Fassadendämmung eine erhebliche Energieeinsparung erzielt werden konnte. Ein Rückbau der Tanks ist jedoch wie eine Anpassung der Heizkessel bis dato nicht erfolgt, wird aber eingeplant, um zusätzliche Flächen im Keller zu schaffen. Bei den Kesseln reicht allerdings eine Reduzierung der Leistung im Betrieb derzeit aus.

•              Im UG wird nunmehr eine auch selbständig zugängliche öffentliche Toilettenanlage mit               eingeplant, da eine Sanierung der Toilettenanlage an der nördlichen Promenade in Relation               zu einer neuen Anlage im KWEA unwirtschaftlich erscheint (vgl. oben 1. UG).

2. Die Kostenschätzung ist auf Grund des detaillierten Nutzungskonzeptes angepasst und konkretisiert worden. Zusätzlich wurden für die notwendige Gesamtkostenübersicht die Kosten der Möblierung (Kostengruppe 600) mit einbezogen.

Aufgrund der vorgenommenen Anpassungen stellt sich die aktuelle Kostenschätzung wie folgt dar:

Nach Mitteilung des planenden Architekten, Herrn Rebhan, vom 29.05.2015 muss derzeit von Umbau- und Sanierungskosten von 7.948.335,54 € brutto ausgegangen werden (Kostenschätzung gem. DIN 276). Diese setzen sich wie folgt zusammen:

KGr 300              Bauwerk – Baukonstruktionen                                           3.415.008,46 €

KGr 400              Bauwerk – Technische Anlagen                                           2.468.457,60 €

KGr 500              Außenanlagen                                                                         258.919,67 €

KGr 600               Ausstattung                                                                          434.980,70 €

KGr 700              Baunebenkosten                                                                      1.370.969,11 €             

              Gesamtbetrag                                                                      7.948.335,54 €   brutto

Insoweit ist für die weiteren Überlegungen hinsichtlich einer Entscheidung zu einem Kauf und einer späteren Nutzung des früheren Kreiswehrersatzamtes von baulichen Aufwendungen von voraussichtlich rd. 8,0 Mio. € auszugehen.

D.              Fazit aus organisatorischer und baulicher Sicht

1. Mit dem Erwerb des KWEA könnten viele publikumsträchtige Einheiten in einem Gebäude (Bürger- und Sozialrathaus) an zentralster Stelle in der Stadt gebündelt untergebracht werden. Ansprechpartner für alle Generationen wären zentral und barrierefrei erreichbar. Es würde eine neue Dienststelle mit einem speziell für hohen Publikumsverkehr ausgerichtetem Servicenagebot entstehen.

Ein großer Teil des Sozial-, Ordnungs- und Umweltreferates könnte in einem Gebäude unterge­bracht werden. Hierdurch würden sich die Dienstwege verkürzen und Leitungsspannen effektiver wahrgenommen werden können. Im Nachgang könnte eine Sanierung des Rathaus Schloss Geyerswörth eingeleitet werden.

Das Standortkonsolidierungskonzept könnte weiter umgesetzt werden. Als neuer Standort käme die Promenade 2a hinzu. Nicht mehr benötigt würden mittel- bis langfristig die Standorte Hauptwachstraße 7, Hauptwachstraße 16 sowie gegebenenfalls der Standort Heinrichsdamm 1 und das Gebäude des Stadtplanungsamtes. Als zentrale Verwaltungsstandorte könnten so lang­fristig die Standorte Maxplatz, Schloss Geyerswörth, Untere Sandstraße und Michaelsberg sowie Promenadestraße (neben den bisherigen weiteren Dienststellen wie EBB, Gartenamt, etc.) etabliert werden.

2.              Das frühere Kreiswehrersatzamt eröffnet die baulichen Möglichkeiten in optimaler Innenstadtlage durch Sanierungs- und Umbauarbeiten ein neues Bürger- und Sozialrathaus zu realisieren. Die in der Schätzung ermittelten Kosten hierfür sind zudem vergleichsweise günstiger als ein Neubau.

In vergleichbarer innerstädtischer Lage gibt es keine Flächen des städtischen Portfolios oder von privater Hand, welche für Zwecke einer Verwaltungsnutzung herangezogen werden könnten.

3.              Daher wird aus Sicht der Verwaltung empfohlen, das frühere Kreiswehrersatzamt  zu erwerben und einen neuen Standtort für die Stadtverwaltung mit dem Schwerpunkt Bürger- und Sozialrathaus zu etablieren.

II.              Beschlussvorschlag:

a)              Personalsenat:

1. Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.

2. Der Personalsenat billigt die Vorschläge der Verwaltung hinsichtlich der künftigen Nutzung des früheren Kreiswehrersatzamtes. Über die Umsetzung wird die Verwaltung dem Personalsenat weiter berichten.

3.              Der Personalsenat empfiehlt dem Finanzsenat das Anwesen Promenadestraße 2a (Fl.Nr. 1859/3 der Gemarkung Bamberg zu 1.972 m²) für Verwaltungszwecke seitens der Stadt Bamberg zu erwerben und zweckentsprechend umzubauen bzw. zu sanieren.

b)              Finanzsenat:

Der Bericht der Verwaltung dient zur Kenntnis.

III.              Finanzielle Auswirkungen:

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht