I.              Sitzungsvortrag:

1.              Vergaberichtlinien der Stadt Bamberg vom 01.01.2002, zuletzt in der Fassung vom 30.04.2014:

Die aktuell gültigen Vergaberichtlinien der Stadt Bamberg liegen als Anlage 1 bei. Auch in ihrer jüngsten Fassung mit Stand 30.04.2014, zeigen sie sich wenig nutzerorientiert gestaltet sowie sowohl im Hinblick auf die laufenden vergaberechtlichen Änderungen als auch die innerorganisatorischen Zuständigkeiten in der Stadt Bamberg im Hinblick auf die Schaffung einer zentralen Beschaffungs- und Vergabestelle hin überarbeitungsbedürftig.

Die Vergaberichtlinien vom 01.01.2002 wurden zuletzt durch Stadtratsbeschluss vom 30.04.2014 geändert. Der entsprechende Sitzungsvortrag (Anlage 2) sowie der entsprechende Beschluss des Stadtrates vom 30.04.2014 (Anlage 3) liegen bei.

2.              Überarbeitung und Neufassung der städtischen Beschaffungs- und Vergaberichtlinien:

Vorliegend wird eine vollständige Neufassung der bisher gültigen Vergaberichtlinien vorgelegt (Anlage 4).

2.1              Ziel war es insbesondere den für Vergaben zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine - an dem konkreten Ablauf eines Vergabeverfahrens orientierte - Richtschnur für die Abwicklung des Verfahrens an die Hand zu geben. Dabei wurde insbesondere auch Wert auf eine verbesserte Übersichtlichkeit der Richtlinien gelegt.

Ausgehend von grundsätzlichen Regelungen werden insbesondere das anzuwendende Verfahren sowie der Umgang mit Angeboten möglichst klar und übersichtlich gegliedert. Den Entwurf kennzeichnet auch der Versuch sich auf die wesentlichen Vorgaben zu beschränken und nach Möglichkeit eine Reduktion auf wesentliche Rahmenbedingungen eines Vergabeverfahrens vorzunehmen.

2.2              Wichtiges Ziel war insbesondere auch die Aufgaben der Zentralen Beschaffungs- und Vergabestelle zu fassen und zu formulieren. Im Sinne der vorliegenden Richtlinien versteht sich die Zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle als interne dienstleistungs- und serviceorientierte, zentrale Auskunfts- und Beratungsstelle der Stadtverwaltung bei der Beschaffung und der Vergabe von Lieferungen und Leistungen. Folglich steht die Beratung der mit Vergaben befassten Dienststellen sowie die Schaffung insbesondere eines entsprechenden - internetbasierten - Formularservice für diese Einrichtungen im Vordergrund. Weiterhin werden insbesondere die wichtigen Aufgaben als Submissions- sowie als Beschaffungsstelle der Stadt Bamberg, wie bisher, definiert.

Wichtiger Zukunftsbereich ist dabei insbesondere auch die Planung sowie Administrierung aller Maßnahmen zur Einführung und Umsetzung einer elektronischen Vergabe (sog. e-Vergabe) mit dem Ziel, eine einheitliche Entwicklung in diesem Bereich innerhalb der Stadtverwaltung zu implementieren.

Der Zentralen Beschaffungs- und Vergabestelle der Stadt Bamberg kommt daher insgesamt erhebliche Bedeutung für die zielgerichtete Bündelung und Steuerung sowie die Entwicklung des Vergabewesens bei der Stadt Bamberg zu. Dies gilt auch für die juristische Vertretung der Stadt Bamberg in vergaberechtlichen Verfahren, wo ebenfalls der Zentralen Beschaffungs- und Vergabestelle die federführende Rolle zukommt.

2.3              Weiterhin soll die öko-soziale Rolle, welche der Stadt Bamberg als Auftraggeberin zukommt, mit den überarbeiteten Richtlinien nochmals geschärft werden. Hinsichtlich der rechtlichen Rahmenbedingungen darf auf die Ausführungen in der Sitzungsvorlage vom 30.04.2014 Bezug genommen werden. Diese gelten unverändert fort. Unter Nummer 8.2 des vorliegenden Richtlinienentwurfes wurde aber nochmals der Versuch unternommen, die Bedeutung öko-sozialer Kriterien deutlicher herauszuarbeiten. Mit dem Erlass dieser Richtlinien kann und soll die Diskussion über die Einführung und die weitere Umsetzung öko-sozialer Kriterien im städtischen Vergabeverhalten auch nicht zu Ende gebracht werden. Vielmehr ist es von großer Bedeutung, wie es gelingt, den grundsätzlichen Ansatz und die öko-soziale Ausrichtung im Vergabeverhalten in die tägliche Vergabepraxis zu übernehmen. Daher ist vorgesehen, hierzu eine oder mehrere konkrete Dienstanweisungen durch Herrn Oberbürgermeister zu formulieren, welche Einfluss auf das tägliche Vergabeverhalten nehmen sollen. Im Rahmen der vorgesehenen Evaluationsberichterstattung soll dieser Punkt auch weiter aufgegriffen werden.

2.4              Insgesamt zeichnet sich der Richtlinienentwurf auch durch einen weitgehenden Verzicht auf die Benennung fester Wertgrenzen etc. aus. Da diese erfahrungsgemäß einer relativ häufigen Überarbeitungsdichte unterliegen, erscheint es nicht zweckmäßig, feste Wertgrenzen in die Richtlinie aufzunehmen, sondern lediglich auf die Bezugsquellen zu verweisen. Ändern sich diese, erfolgt somit automatisch auch eine Anpassung innerhalb der Vergaberichtlinien, ohne dass es einer erneuten Gremienbehandlung bedarf.

2.5              Besonderes Augenmerk wurde bei der Formulierung der Richtlinien auch auf eine möglichst optimale Verfahrensökonomie in alltäglichen Vergabeverfahren gelegt. Daher wurde erstmals eine Erforderlichkeitsgrenze für die Fertigung eines Vergabevermerkes eingeführt. Bis zu einem Wert von 2.500 Euro kann daher auf einen formellen Vergabevermerk verzichtet werden, wenn sichergestellt ist, dass die Einhaltung der Vergabekriterien sich beispielsweise aus der vorhandenen Aktenlage eindeutig und nachvollziehbar ergibt. Ebenso wurde im Bereich der freihändigen Vergaben die Formulierung aufgenommen, dass ausnahmsweise auf die Einholung mehrerer Angebote verzichtet werden kann, wenn dringender Handlungsbedarf besteht und eine Wertgrenze von 2.500 Euro im Einzelfall nicht überschritten wird. Praktisch relevant ist hier insbesondere der Fall, dass im Bereich des Gebäudeunterhalts akute Störfälle gemeldet werden, welche möglichst zeitnah beseitigt werden müssen, ohne dass bereits die Grenze des Notstandes im Sinne der Nummer 14 der Richtlinien erreicht wird. Dabei ist selbstverständlich durch entsprechende Dokumentationen der die Vergabe betreuenden Sachbearbeiter sicherzustellen, dass die Vergabeverfahren diskriminierungsfrei und transparent ablaufen. Insbesondere ist es auch unbedingt erforderlich, dass die Anbieter gewechselt werden.

2.6              Im Hinblick auf die für das Jahr 2016 angekündigte Reform des Vergaberechts wurde auf die Benennung konkreter vergaberechtlicher Vorschriften - soweit als möglich - verzichtet. Da die Richtlinien auch Handlungsleitfaden für den Rechtsanwender sein sollen, war dies aber nicht zur Gänze sinnvoll. Im Zuge der ohnehin vorgesehenen Evaluationsberichterstattung ist daher ggf. - in Abhängigkeit von der Schnelligkeit des Vergaberechtsgesetzgebers - auch eine Anpassung der vergaberechtlichen Normen in den Richtlinien erforderlich. Die Verwaltung wird die weitere Entwicklung beobachten und ggf. einen Überarbeitungsentwurf dem Stadtrat vorlegen.

3.              Am 18.06.2015 trafen sich Vertreter von  Chance e. V. mit Herrn Oberbürgermeister, um Anregungen zur Verbesserung des öko-sozialen Beschaffungsverhaltens zu geben. Daraufhin wurde mit Herrn Walter (Rechnungsprüfungsamt) und Herrn Hinterstein (Referat 1) ein Treffen auf Arbeitsebene am 21.07.2015 vereinbart. Über das Ergebnis wird mündlich berichtet.

II.              Beschlussvorschlag:

1.              Der Finanzsenat nimmt den Sitzungsvortrag zur Kenntnis.

2.              Der Finanzsenat empfiehlt dem Stadtrat die städtischen Vergaberichtlinien (Anlage 4) wie folgt zu beschließen:

Beschaffungs- und Vergaberichtlinien der Stadt Bamberg

Inhaltsübersicht

1              Richtlinien und Geltungsbereich

2              Rechts- und Arbeitsgrundlagen

3              Allgemeine Beschaffungs- und Vergabegrundsätze

4              Auftragswert

5              Verfahren

6              Bekanntmachung der Ausschreibung

7              Angebote

8              Zuschlag und Beachtung öko-sozialer Kriterien

9              Auftragserteilung

10              Zuständigkeiten

11              Vergabevermerk

12              Beteiligung und Information

13              Bekämpfung von illegaler Beschäftigung und Korruption

14              Notstände

15              Inkrafttreten

Anlagen

1                    Sammlung zu beachtender Vorschriften

2        Staatliches Konzept für Beschränkte Ausschreibungen und Freihändige Vergaben kommunaler Auftraggeber

1        Richtlinienzweck und Geltungsbereich

1.1              Die Beschaffungs- und Vergaberichtlinien stellen die einheitliche Regelung des Beschaffungs- und Vergabewesens bei der Stadt Bamberg sicher. Sie dienen dazu, den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie einem fairen und transparenten Beschaffungs- und Vergabeverfahren auch nach öko-sozialen Gesichtspunkten Rechnung zu tragen.

1.2              Die Beschaffungs- und Vergaberichtlinien sind eine innerdienstliche Regelung im Sinne des § 4 Abs. 3 Buchstabe d der Geschäftsordnung für den Stadtrat Bamberg. Sie besitzen keine Außenwirkung und schaffen gegenüber dem Auftragnehmer kein unmittelbares Vertragsrecht bzw. begründen keine Rechte Dritter.

1.3              Die Beschaffungs- und Vergaberichtlinien gelten unmittelbar für alle Dienststellen der Stadtverwaltung, die Eigenbetriebe, von der Stadt verwaltete, kommunale Stiftungen (Stiftungen) sowie Schulen, denen das Beschaffungswesen für den eigenen Bedarf aus städtischen Haushaltsmitteln übertragen ist (Dienststellen), soweit nichts anderes bestimmt ist. Für die Eigenbetriebe gelten die Beschaffungs- und Vergaberichtlinien nur, soweit diese den Bestimmungen der Eigenbetriebssatzungen nicht entgegenstehen. Die Richtlinien sind bei Zweckverbänden, in denen die Stadt Bamberg Mitglied ist, anzuwenden, soweit deren Verwaltung durch die Stadt Bamberg erledigt wird und der Zweckverband der Anwendung dieser Richtlinien zugestimmt hat.

1.4              Die Vergaberichtlinien sind auch von freischaffenden Architekten, Ingenieuren und Sonderfachleuten zu beachten, die im Auftrag der Stadt Bamberg handeln.

1.5              Den städtischen Tochterunternehmen wird empfohlen, die Vergaberichtlinien der Stadt Bamberg, soweit rechtlich möglich, ebenfalls zu übernehmen.

2        Rechts- und Arbeitsgrundlagen

2.1              Bei Vergaben und Beschaffungen sind die gesetzlichen, haushaltsrechtlichen und verwaltungsinternen Bestimmungen, Richtlinien und sonstige Bekanntmachungen, die das öffentliche Auftragswesen betreffen und deren entsprechende Anwendungen empfohlen werden, in der jeweils neuesten Fassung anzuwenden.

2.2              Die einschlägigen Handbücher und Regelungen des Freistaates Bayern sind zu verwenden, soweit diese Richtlinien nichts anderes bestimmen.

2.3              Bei Architekten- und Ingenieurverträgen sind die einschlägigen Vertragsmuster und das „Handbuch für Architekten- und Ingenieurverträge sowie für Ausschreibung und Vergabe im kommunalen Hochbau“ (HAV-KOM) bzw. das „Handbuch für Ingenieurverträge und Vergabe nach VOB im kommunalen Tiefbau“ (HIV–KOM) anzuwenden, soweit diese Richtlinien nichts anderes bestimmen.

3               Allgemeine Beschaffungs- und Vergabegrundsätze

3.1              Bei der Vorbereitung und Durchführung von Vergaben ist alles zu unterlassen, was zu einer Beschränkung des Wettbewerbs führen könnte. Liegen Anhaltspunkte vor, die eine Beschränkung des Wettbewerbs vermuten lassen, ist unverzüglich dem Oberbürgermeister zu berichten. Das gilt auch, wenn sich bei Prüfung, Begutachtung und Wertung der Angebote Anhaltspunkte für Preisabsprachen ergeben.

3.2              Aufträge dürfen nicht geteilt werden, um die festgelegten Wertgrenzen zu umgehen (Stückelungsverbot).

3.3              Die erforderlichen Mittel für die Auftragsvergabe müssen vor Ausschreibung und Vergabe haushaltsrechtlich zur Verfügung stehen oder durch Verpflichtungsermächtigung gedeckt sein. Die erteilten Aufträge sind haushaltsrechtlich entsprechend vorzumerken. Soweit Zuschüsse gewährt werden, sind die Regelungen des Zuschussgebers zu beachten.

4.             Auftragswert

4.1        Zur Ermittlung des Auftragswertes und zur Ermittlung der Wertgrenzen dieser Richtlinien ist § 3 VgV zu beachten. Es gelten die Werte ohne Berücksichtigung der gesetzlichen Umsatzsteuer und der Nebenkosten.

4.2              Bei regelmäßig wiederkehrenden Lieferungen oder Leistungen ist bei unbestimmter Laufzeit der Auftragswert nach Möglichkeit jeweils in Höhe des Jahresbedarfs auszuschreiben und in Höhe des Jahreswertes zu vergeben, ansonsten ist der Auftragswert für die festgelegte Laufzeit maßgebend. Soweit zweckmäßig kann auch für einen längeren Zeitraum ausgeschrieben werden, längstens jedoch für fünf Jahre, es sei denn hohe vertragsspezifische Investitionen erfordern eine längere Laufzeit. Wirtschaftlich zusammenhängende Warengruppen sind zusammenzufassen.

5.             Verfahren

5.1         Die Abwicklung der Vergabe ist abhängig vom Auftragswert (vgl. Ziff. 4) und dem maßgeblichen Schwellenwert nach § 2 VgV. Die zwingenden Vergabevorschriften sind zu beachten. Das Verfahren wird in der Regel durch die vergebenden Dienststellen durchgeführt. Manipulation und Korruption sind durch organisatorische und gegebenenfalls personelle Maßnahmen (z.B. im Sinne der KorruR) zu vermeiden.

5.2         Oberhalb des Schwellenwertes

Erreicht der Netto-Auftragswert den Schwellenwert nach § 2 VgV oder übersteigt er diesen, so richtet sich das Vergabeverfahren nach den Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der VgV und der VOF bzw. den jeweiligen Abschnitten 2 der VOL/A oder VOB/A.

5.3         Unterhalb des Schwellenwertes

Aufträge sind grundsätzlich öffentlich auszuschreiben. Beschränkte Ausschreibung oder eine Freihändige Vergabe sind nur nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben sowie der folgenden Regelungen zulässig.

5.3.1              Öffentliche Ausschreibung

Erreicht der Netto-Auftragswert den Schwellenwert nach § 2 VgV nicht, so ist bei Bauleistungen nach der VOB/A Abschnitt 1 sowie bei Liefer- und Dienstleistungen nach der VOL/A Abschnitt 1 zu verfahren.

5.3.2              Beschränkte Ausschreibung

Eine Beschränkte Ausschreibung ist nur in den gesetzlich vorgesehenen Fällen nach §§ 3 VOB/A und VOL/A sowie in entsprechender Anwendung der staatlichen Regelungen bis zu den dort festgelegten Wertgrenzen zulässig (Anlage 2).

Ein regelmäßiger Wechsel der Bewerber ist anzustreben. Sind Bewerber in ausreichender Zahl nicht bekannt, so ist ein Öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorzuschalten.

5.3.3              Freihändige Vergabe

Eine Freihändige Vergabe darf nur unter den in VOB/A Abschnitt 1 und VOL/A Abschnitt 1 genannten Voraussetzungen erfolgen.

Es bedarf der schriftlichen Begründung weshalb von der Öffentlichen oder Beschränkten Ausschreibung abgesehen worden ist. Bis zu den staatlichen Wertgrenzen (Anlage 2) ist im Bereich der VOB/A sowie der VOL/A eine Freihändige Vergabe ohne weitere Begründung zulässig.

In der Regel sind mindestens drei Angebote fachkundiger, leistungsfähiger und zuverlässiger Bieter einzuholen. Hiervon sollte mindestens ein Bewerber außerhalb der Stadtgrenze Bambergs berücksichtigt werden (regionale Streuung). Ein regelmäßiger Wechsel der Bewerber ist anzustreben. Ausnahmsweise kann auf das Einholen mehrerer Angebote verzichtet werden, wenn dringender Handlungsbedarf, beispielsweise zur Beseitigung eines akuten Störzustandes, besteht und eine Auftragssumme von 2.500 Euro (ohne Umsatzsteuer) im Einzelfall nicht überschritten wird. Auch in diesem Fall sind die Bewerber regelmäßig zu wechseln.

5.4              In jeder Phase der Bewerberauswahl bei Freihändigen Vergaben und Beschränkten Ausschreibungen muss erkennbar und schriftlich dokumentiert sein, welche Mitarbeiterin bzw. welcher Mitarbeiter für die Aufnahme und/oder Streichung einzelner Bewerberinnen bzw. Bewerber verantwortlich zeichnet.

5.5              Veröffentlichung

Entsprechend dem Konzept des Freistaates Bayern für Vergaben kommunaler Auftraggeber sind nach den dort jeweils gültigen Wertgrenzen zentral abrufbare Veröffentlichungen (ex-post- bzw. ex-ante-Veröffentlichung) vorzunehmen (Anlage 2). Die Veröffentlichung erfolgt durch die Zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle.

6. Bekanntmachung der Ausschreibung

6.1         Die Öffentliche Ausschreibung erfolgt - unbeschadet anderer Veröffentlichungsmöglichkeiten - im Amtsblatt der Stadt Bamberg (Rathausjournal) und im Bayerischen Staatsanzeiger. Zusätzliche Veröffentlichungspflichten, wie z.B. in der überregionalen Tagespresse bleiben durch diese Beschaffungs- und Vergaberichtlinien unberührt.

6.2              Bei öffentlich geförderten Beschaffungen sind die Vorschriften und Auflagen über eine Veröffentlichung des Ausschreibungsverfahrens (ex-ante- bzw. ex-post-Veröffentli­chungen) auf der Plattform „Auftraege.Bayern.de“ zwingend zu beachten.

7. Angebote

7.1              Sicherung der Angebotsunterlagen:

7.1.1              Angebote müssen ausreichend gekennzeichnet sein, um sie beim Posteingang erkennen und vorschriftgemäß behandeln zu können. Die Kennzeichnung ist bei der Ausschreibung in der Aufforderung zur Angebotsabgabe vorzuschreiben. Bei Ausschreibungen ohne Leistungsverzeichnis ist die Kennzeichnungspflicht in die Ausschreibung aufzunehmen. In der Regel sind farbige Rücksendeaufkleber den Ausschreibungsunterlagen beizufügen.

7.1.2              Bei als Angebot erkennbarem Posteingang ist der Briefumschlag mit dem Datum (in der Regel der Eingangsstempel) und der Uhrzeit zu versehen und ungeöffnet unverzüglich der Zentralen Beschaffungs- und Vergabestelle (Submissionsstelle) zuzuleiten. Ist aus dem auf dem Briefumschlag vermerkten Eröffnungstermin zu ersehen, dass ein verspäteter Eingang bei der zuständigen Stelle droht, ist mit dieser sofort das Erforderliche zu vereinbaren, um den termingerechten Eingang zu ermöglichen. Wurde ein Angebot irrtümlich geöffnet, ist es sofort wieder zu verschließen und der Briefumschlag mit einem erklärenden Vermerk, Datum, Uhrzeit und Unterschrift zu versehen.

7.1.3              Auf dem Postweg eingereichte oder direkt übermittelte Angebote sind ungeöffnet zu lassen, mit Eingangsvermerk zu versehen und bis zum Zeitpunkt der Öffnung unter Verschluss zu halten. Mittels Telekopie eingereichte Angebote sind ebenfalls zu kennzeichnen und auf geeignete Weise unter Verschluss zu halten.

7.1.4              Vom Eingang bis zum Eröffnungstermin sind die Angebote nach Möglichkeit von einem mit der Sachbehandlung nicht betrauten Bediensteten unter Verschluss zu halten und erst unmittelbar vor dem Termin den die Eröffnung Durchführenden auszuhändigen.

7.2              Angebotseröffnung:

Die Eröffnungshandlung (Submission) wird durch die Zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle wahrgenommen.

7.3              Prüfung und Wertung der Angebote:

7.3.1              Nach Vorprüfung durch die Zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle prüfen und werten die vergebenden Dienststellen die Angebote, fertigen eine Angebotsübersicht und erstellen regelmäßig einen Preisspiegel.

7.3.2              Auskünfte über den Inhalt der Angebote, etwaige Änderungsvorschläge oder Nebenangebote, über den Stand des Verfahrens, besonders über Angebote, die für eine Zuschlagserteilung in Aussicht oder nicht in Aussicht genommen sind, dürfen weder Bietern noch Dritten gegeben werden. Die Aufklärung des Angebots bleibt hiervon unberührt.

8. Zuschlag und Beachtung öko-sozialer Kriterien

8.1              Der Zuschlag im Vergabeverfahren ist auf das wirtschaftlichste Angebot zu erteilen (§ 97 Abs. 5 GWB).

8.2              Beschaffungen und Vergaben sollen sich auch an ökologischen und sozialen Kriterien wie beispielsweise Ressourcensparsamkeit, Müllvermeidung und Recycling, Schadstoffvermeidung, Regionalität oder Saisonalität sowie fairem Handel und dem Verbot von Kinderarbeit orientieren. Bei der Vergabe von Leistungen sind daher soweit möglich auch öko-soziale Gesichtspunkte zu berücksichtigen. Neben einer reinen Wirtschaftlichkeitsberechnung ist die Einbeziehung von qualitativen, umweltbezogenen und/oder sozialen Aspekten möglich (§ 97 Abs. 4 GWB, Art. 67 EU-Vergaberichtlinie 2014). Dabei kann die Betrachtung auf den gesamten Lebenszykluskostenansatz ausgeweitet werden. Die Anwendung von Zuschlagskriterien im Sinne von Satz 1 setzt deren Nachweisbarkeit seitens des Auftragnehmers bzw. deren Überprüfbarkeit seitens der Stadt Bamberg voraus. Sie müssen immer in einem Zusammenhang zum Auftragsgegenstand und dem Zweck des Projektes stehen. Das Nähere kann durch Dienstanweisung geregelt werden.

8.3              Bei der Vergabe von Aufträgen sind die bundes- und landesrechtlichen Bestimmungen über die Berücksichtigung bevorzugter Bewerber zu beachten.

9. Auftragserteilung

9.1         Für die Erteilung von Aufträgen, also für die rechtsverbindliche Erklärung gegenüber dem Auftragnehmer, sind diejenigen Dienststellen zuständig, denen die Bewirtschaftung der für den Auftrag benötigten Mittel übertragen ist, aus denen die Lieferung oder Leistung bezahlt wird, oder denen durch andere innerdienstliche Regelungen Vollmacht zur Auftragserteilung gegeben ist (vergebende Dienststellen).

9.2         Auf Verlangen des Auftragnehmers ist diesem die Ermächtigung zur Auftragserteilung nachzuweisen. Die Aufträge sind von den Dienstkräften, die zur Abgabe von Verpflichtungserklärungen ausdrücklich bevollmächtigt sind (i.d.R. Anordnungsbefugte), schriftlich zu erteilen. Für Handvorschüsse gelten die Regelungen der jeweiligen Dienstanweisung.

10. Zuständigkeiten

10.1              Vergabebefugnis:

Die Zuständigkeit für die Entscheidung an wen ein Auftrag zu erteilen ist, richtet sich nach den Wertgrenzen gemäß § 4 Abs. 3 der Geschäftsordnung für den Stadtrat Bamberg. Der Oberbürgermeister kann durch Dienstanweisung die Zuständigkeit der vergebenden Dienststellen und Referate im Einzelnen regeln. Für Vergaben des Entsorgungs- und Baubetriebes gelten die Wertgrenzen nach § 5 Abs. 3 Nr. 7 der Betriebssatzung für den Entsorgungs- und Baubetrieb der Stadt Bamberg. Mehrere öffentliche Auftraggeber unter Beteiligung der Stadt Bamberg können sich darauf verständigen, eine bestimmte Auftragsvergabe gemeinsam durchzuführen.

10.2     Zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle

10.2.1              Die zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle ist interne Dienstleistungs- und Servicestelle sowie zentrale Auskunfts- und Beratungsstelle der Stadtverwaltung bei der Vergabe von Bauleistungen und der Beschaffung von Lieferungen und Leistungen.

Die zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle ist insbesondere zuständig:

-            als Ansprechpartner für alle Fragen des Beschaffungswesens und des Vergaberechts der Ämter und Dienststellen der Stadtverwaltung, der Eigenbetriebe, der Stiftungen sowie der städtischen Beteiligungen, insbesondere bei der Auswahl des korrekten Verfahrens,

-            zur Schaffung eines stadtweiten Vergabestandards (z.B. Formulare, Abläufe, Dokumentationspflichten, Administration von Vergabe- und Veröffentlichungsplattformen im Internet, Informationen über Änderungen des Vergaberechts),

-            für den Aufbau und die laufende Aktualisierung eines entsprechenden Formularservices für die vergebenden Dienststellen (über das städtische Intranet),

-            für die vorgeschriebene Veröffentlichung (vgl. Ziff. 5.5),

-            als Submissionsstelle der Stadt Bamberg, des Entsorgungs- und Baubetriebes und der Stiftungen sowie auf Nachfrage auch der städtischen Beteiligungen,

-            zum Aufbau einer zentralen Adressdatei für den Versand von Ausschreibungsunterlagen verbunden mit der Möglichkeit automatisiert Absageschreiben an unterlegene Bieter zu generieren.

-            zur Bearbeitung von Rechtsfragen und Fragen der Leistungsstörung im Zusammenhang mit Vergabeverfahren.

-            als zentrale Beschaffungsstelle der Stadt Bamberg,

-            zum Abschluss von Rahmenvereinbarungen,

-            zur Aufstellung von elektronischen Einkaufskatalogen für die gesamte Stadtverwaltung.

10.2.2              Die zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle ist zuständig für die Vertretung der Stadt Bamberg, einschließlich des Entsorgungs- und Baubetriebes und der Stiftungen sowie ggf. auch der städtischen Beteiligungen in allen vergaberechtlichen Verfahren, soweit nicht im Einzelfall externe Stellen mit der Vertretung betraut werden oder eine anderweitige Zuständigkeit verfügt ist. Wird vor der Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren eingeleitet, so sind die Vergabeakten unverzüglich und vollumfänglich im Original, versehen mit einer Stellungnahme der vergebenden Stelle, der zentralen Beschaffungs- und Vergabestelle zuzuleiten. Diese informiert unverzüglich das Rechnungsprüfungsamt über die Einleitung des Verfahrens sowie dessen Fort- und Ausgang.

10.2.3              Die zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle ist für die Planung und Administrierung aller Maßnahmen zur Einführung und Durchführung der e-Vergabe zentral zuständig, um eine einheitliche Entwicklung dieses Bereiches in der Stadtverwaltung Bamberg zu gewährleisten. Die Zuständigkeit erstreckt sich weiter auf die Durchführung von e-Vergabeverfahren, die Nutzung und Administrierung von Onlineplattformen sowie die Weiterentwicklung der e-Vergabe.

10.3              Die Zuständigkeit der mittelbewirtschaftenden Ämter für die Durchführung des Vergabeverfahrens bleibt im Übrigen unberührt.

11.              Vergabevermerk

11.1              Über alle Vergaben ist ein Vergabevermerk zu fertigen. In diesem sind die einzelnen Stufen des Verfahrens, die getroffenen Maßnahmen, die Feststellung sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen nachvollziehbar darzustellen. Der Vergabevermerk muss datiert sein und die Unterschrift des Verfassers enthalten. Vorgangsrelevante mündliche Erklärungen und Informationen sind schriftlich zu dokumentieren.

11.2              Die Zentrale Beschaffungs- und Vergabestelle stellt standardisierte Formulare für einen Vergabevermerk zur Verfügung. Im Bedarfsfall sollte hierauf zurückgegriffen werden.

11.3              Auf die Fertigung eines Vergabevermerkes kann nur bei Erteilung von Einzelaufträgen aufgrund abgeschlossener Rahmenvereinbarungen (Jahresausschreibungen) verzichtet werden.

11.4              Ferner kann auf einen Vergabevermerk verzichtet werden, wenn die Summe im Einzelfall einen Wert von 2.500 Euro (ohne Umsatzsteuer) nicht übersteigt und die Einhaltung der Vergabekriterien anderweitig dokumentiert ist.

12.              Beteiligung und Information

12.1              Dem Rechnungsprüfungsamt sind im Zusammenhang mit Vergabe- und Beschaffungsvorgängen auf Verlagen alle Informationen zu erteilen sowie alle Unterlagen zur Verfügung zu stellen, insbesondere alle Vertrags- bzw. Vergabeunterlagen mit dem Vergabevermerk sowie der Angebotsübersicht bzw. dem Preisspiegel. Prüfungsbemerkungen des Rechnungsprüfungsamtes sind dem bzw. der für die Vergabe Befugten von der beschaffenden Dienststelle in vollem Wortlaut rechtzeitig vor einer etwaigen Behandlung in den Stadtratsgremien zur Kenntnis zu bringen. Wird ihnen nicht entsprochen, so ist dies zu begründen und schriftlich festzuhalten.

12.2              Die Information beteiligter Dienststellen (Rechnungsprüfungsamt, Fördermanagement, Steuermanagement etc.) erfolgt soweit wie möglich elektronisch. Jede informierte Dienststelle hat innerhalb der jeweiligen Zuständigkeit von sich aus zu überprüfen, ob sie tätig werden muss oder nicht.

13.              Bekämpfung von illegaler Beschäftigung und Korruption

13.1              Vor einer Auftragsvergabe soll nach Maßgabe der § 21 AEntG bzw. § 21 SchwarzArbG ab einer Auftragssumme von 30.000 € (ohne Umsatzsteuer) über den Bewerber, der den Zuschlag erhalten soll, eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung angefordert werden.

13.2              Bei der Vorbereitung und Durchführung von Beschaffungen und Vergaben ist alles zu unterlassen, was zu einer unzulässigen Beschränkung des Wettbewerbs führen könnte. Liegen Gründe vor, die eine unzulässige Beschränkung des Wettbewerbs vermuten lassen, ist unverzüglich dem Oberbürgermeister zu berichten. Das gleiche gilt, wenn sich bei der Prüfung, Begutachtung und Wertung der Angebote Feststellungen oder Anhaltspunkte für eine Abrede ergeben.

13.3              Bei der Beteiligung eigener Beschäftigter ist der Personalreferent einzuschalten sowie die Anti-Korruptionsstelle im Personal- und Organisationsamt zu informieren. Im Übrigen wird auf die Regelungen in der Dienstanweisung zum Verbot der Annahme von Belohnungen und Geschenken oder sonstigen Vorteilen durch Beschäftige der Stadt Bamberg und die Richtlinie der Bayerischen Staatsregierung zur Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung (Korruptionsbekämpfungsrichtlinie – KorruR) verwiesen.

14.              Notstände

Im Falle von Notständen an wichtigen öffentlichen Anlagen können Sofortmaßnahmen ohne Einhaltung des vorgeschriebenen Vergabeverfahrens durchgeführt werden.

Ein Notstand liegt vor, wenn ein die öffentliche Sicherheit und Ordnung, das Leben und die Gesundheit von Menschen und Tieren oder die Funktionsfähigkeit lebenswichtiger Einrichtungen direkt gefährdender Zustand unvorhersehbar und plötzlich eintritt und zur Beseitigung dieses sicherheitsgefährdenden Zustandes unverzüglich gehandelt werden muss. Voraussetzung für die Behandlung als Notstandsfall ist außerdem, dass eine vorübergehende Sperrung, Unterbrechung oder Stilllegung der Anlage nicht möglich ist und wegen der Eilbedürftigkeit die sonst vorgeschriebenen Prüfungs- und Genehmigungsverfahren nicht eingehalten werden können. In solchen Fällen ist unverzüglich den Stellen, die für die Vergabe zuständig gewesen wären, zu berichten.

Auch im Falle eines Notstandes ist ein Vergabevermerk unverzüglich zu fertigen.

15.              Inkrafttreten

Diese Beschaffungs- und Vergaberichtlinien treten am 01.08.2015 in Kraft. Gleichzeitig treten die Vergaberichtlinien der Stadt Bamberg vom 01.01.2002, zuletzt in der Fassung vom 30.04.2014, außer Kraft.

Anlage 1: Sammlung zu beachtender Vorschriften

-               Richtlinien der Bayerischen Staatsregierung zur Berücksichtigung bevorzugter Bewerber bei der Vergabe öffentlicher Aufträge - Spätaussiedler, Werkstätten für Behinderte und Blindenwerkstätten, Verfolgte (Bevorzugten-Richtlinien – öABevR)

-               Richtlinien der Bayerischen Staatsregierung über die Berücksichtigung von Umweltgesichtspunkten bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Umweltrechtlinie Öffentliches Auftragswesen)

-               Richtlinie der Bayerischen Staatsregierung über die Beteiligung kleiner und mittlerer Unternehmen und freier Berufe bei der Vergabe öffentlicher Aufträge (Mittelstandsrichtlinien Öffentliches Auftragswesen)

-               Richtlinie der Bayerischen Staatsregierung zur Verhütung und Bekämpfung von Korruption in der öffentlichen Verwaltung (Korruptionsbekämpfungsrichtlinie – KorruR)

-               Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung zur Scientology-Organisation – Verwendung von Schutzerklärungen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge

-               EU-Rechtsakte (z.B. EU-Richtlinien), soweit verbindlich
 

-               Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (GO)
 

-               Verordnung über das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Gemeinden, der Landkreise und der Bezirke (Kommunalhaushaltsverordnung – KommHV-Kameralistik), insbesondere die verbindlichen Vergabegrundsätze gemäß § 31 Abs. 2 KommHV-Kameralistik
 

-               Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), insbesondere Teil 4 – Vergabe öffentlicher Aufträge
 

-               Verordnung über die Vergabebestimmungen für öffentliche Aufträge (Vergabeverordnung - VgV)
 

-               Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)
 

-               Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL)
 

-               Vergabe- und Vertragsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF)
 

-               einschlägige Honorar- und Gebührenordnungen (z.B. Honorarordnung für Architekten und Ingenieure - HOAI)

-              einschlägige Vergabehandbücher (z.B. Vergabehandbuch Bayern)

-               einschlägige Vorschriften des Preisrechts (u.a. Preisgesetz, Verordnung über die Zuständigkeit auf dem Gebiet der Preisbildung, Preisprüfung und Preisangaben)

-               Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)

-               Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz

-               Grundsätze und Richtlinien für Wettbewerbe auf den Gebieten der Raumplanung des Städtebaus und des Bauwesens (GRW)

-               Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG)

-               Bayerisches Bauaufträge-Vergabegesetz (BayBauVG)

-               Geschäftsordnung für den Stadtrat Bamberg

-               Eigenbetriebssatzung des Entsorgungs- und Baubetrieb Bamberg – EBB

-               Dienstanweisung über die Behandlung von Vergabeakten

-               Allgemeine Finanzwirtschaftsbestimmungen der Stadt Bamberg (AFB)

-               Beschluss über die Beschaffung schadstoffarmer Kraftfahrzeuge (enthalten in: Masterplan Energie und Klimaschutz vom 17.04.2008 und Feinstaubbelastung im Stadtgebiet vom 30.06.2005)

-               Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung zur Bekämpfung von Schwarz-

arbeit, illegaler Ausländerbeschäftigung, Vorenthaltung von Sozialabgaben und Steuerhinterziehung (Schwarzarbeit, illegale Ausländerbeschäftigung – SchwArbBekämpf)

-               Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung zur Vermeidung des Erwerbs von Produkten aus ausbeuterischer Kinderarbeit; vgl. Grundsatzbeschluss des Stadtrates über die Vermeidung von ausbeuterischer Kinderarbeit vom 30.07.2008

-              Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern zur Vergabe von Aufträgen im Kommunalen Bereich

-              Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums des Innern über das Konzept für Beschränkte Ausschreibungen und Freihändige Vergaben kommunaler Auftraggeber

-              Richtlinien des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen zur Rückforderung von Zuwendungen bei schweren Vergabeverstößen

Anlage 2

III. Finanzielle Auswirkungen:

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht

Falls Alternative 3. und/oder 4. vorliegt:

In das Finanzreferat zur Stellungnahme.

Stellungnahme des Finanzreferates: