Berichtsvorlage - VO/2019/2651-R3

I. Sitzungsvortrag:

Die Digitale Agenda der Stadt Bamberg wurde im Finanzsenat am 24.07.2018 und in der Vollsitzung des Stadtrates am 26.09.2018 vorgestellt. Im Zentrum der Agenda stehen digitale Bürgerdienste sowie die Digitalisierung der Prozesse innerhalb der Stadtverwaltung. Darüber hinaus wird auch auch die Entwicklung von Bamberg zu einer „Smart City“ im breiteren Sinne u. a. in den Bereichen Wirtschaft, Verkehr, Gesundheit und Kultur in den Blick genommen.

Mit diesem Sitzungsvortrag soll zum Stand der Umsetzung der Digitalen Agenda berichtet und über die vorgesehene Einführung von Tablets zur digitalen Vorlage von Unterlagen im Stadtrat und in den Aufsichtsgremien der städtischen Töchter informiert werden.

1. Stand der Umsetzung von digitalen Bürgerdiensten

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) auf Bundesebene und das Bayerische E-Government-Gesetz (BayEGovG) bilden den rechtlichen Rahmen und stellen in einem engen Zeitrahmen konkrete Anforderung an die Kommunen. Zusätzlich gab die Bayerische Staatsregierung noch ambitioniertere Ziele vor:

„Nach dem bayerischen Koalitionsvertrag werden bis Ende 2020 die 54 wichtigsten Verwaltungsverfahren (zum Beispiel Beantragung Geburtsurkunde, KFZ-Zulassung, Gesundheitszeugnis, Hundesteuer, Wohnsitzmeldungen, Baugenehmigung, Elterngeld, Mutterschaftsgeld, Unternehmensanmeldung) flächendeckend als Online-Services für Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen zur Verfügung stehen – das OZG fordert dies erst bis Ende 2022. Arbeitsgrundlage bildet der sog. OZG-Umsetzungskatalog.“(Quelle: Bericht aus der Kabinettssitzung vom 26. Februar 2019).

Für die bayerischen Kommunen besteht die Schwierigkeit, dass auch bis Anfang Oktober 2019 noch nicht bekannt ist, welche 54 Verwaltungsverfahren konkret gemeint sind. Auch ist noch nicht bekannt, welche Verfahren zentral zur Verfügung gestellt werden und was die Kommunen selbst entwickeln oder bei Dienstleistern einkaufen müssen. Diese Unsicherheit schafft das Risiko von Fehlinvestitionen, falls eine Kommune Lösungen implementiert, die dann durch bayernweite Lösungen obsolet werden. Die Verwaltung beobachtet deshalb die weitere Entwicklung genau.

Folgende Onlinedienste stehen in Bamberg schon heute zur Verfügung:

• Aufstiegsfortbildungsförderung
• BaföG-Beantragung für Schülerinnen und Schüler
• Beantragung von Personenstandsurkunden (Eheurkunde, Lebenspartnerschaftsurkunde, Geburtsurkunde / Auszug aus dem Geburtenregister, Sterbeurkunde)
• Fundbüro Online
• Hundesteuer Abmeldung und Anmeldung online
• KFZ-Abmeldung, KFZ-Wiederzulassung, KFZ-Wunschkennzeichen
• Personalausweis / Reisepass - Statusabfrage
• Schwerbehindertenausweis Antrag online
• SEPA-Lastschriftmandat / Einzugsermächtigung
• Sperrmüll-Anmeldung
• Übermittlungssperre für das Melderegister
• Umzug und Voranmeldung eines Umzuges oder Zuzuges
• WebKITA : Voranmeldung für die Kindertagesbetreuung

Bei der Einführung von weiteren Diensten wird insbesondere darauf geachtet, dass diese in Portallösungen des Freistaates Bayern oder des Bundes eingebunden sind und insbesondere durch die Nutzung von standardisierten gemeinsamen Identifikationsverfahren für die Bürgerinnen und Bürger ein niedrigschwelliges und einfaches Angebot für möglichst viele Dienste geschaffen wird.

Der Freistaat Bayern hat ein Förderprogramm „Digitales Rathaus“ ausgeschrieben, das ab Oktober 2019 Anträge mit einer Gesamtfördersumme von maximal 20.000 Euro pro Kommune ermöglicht. Dies ist eine willkommene, aber bei weitem nicht ausreichende Fördermöglichkeit angesichts der zu erwartenden hohen Kosten der Digitalisierung von weiteren Bürgerdiensten. Die Stadt Bamberg hat jedenfalls einen entsprechenden Antrag gestellt und wird die Fördersumme voll ausschöpfen. 

2. Förderprogramm „Modellprojekte Smart Cities“ des Bundesinnenministeriums

Neben der Umsetzung der im OZG gesetzlich geregelten Bürgerdienste ist die Verwaltung stets bestrebt, die digitale Entwicklung der Stadt Bamberg auch auf breiterer Basis voranzutreiben. Gerade in Kooperation mit den Stadtwerken als Technologie- und Infrastrukturdienstleister konnten verschiedene Maßnahmen im Stadtgebiet bereits umgesetzt werden. Hierzu gehören beispielsweise die Einrichtung von öffentlichen WLAN-Hotspots oder das komfortable Handy-Parken per App. Zu nennen sind außerdem der digitale Fotoautomat und die neue Aufrufanlage im Rathaus am ZOB. Diese Anlage erlaubt u. a. das „Ziehen einer Nummer“ schon auf dem Weg zum Rathaus und gibt dabei eine Echtzeit-Information, wie viele Bürger in der jeweiligen „Schlange“ warten. Geprüft wird derzeit eine konkrete Zusammenarbeit mit der Universität Bamberg im Bereich Sensordaten zur effizienten Unterstützung und Steuerung städtischer Dienstleistungen. Schließlich ist zum Jahresende noch ein weiterer Onlinedienst geplant: Informationen zu Verkehrseinschränkungen sowie geplante und laufenden Baustellen werden tagesaktuell graphisch dargestellt. Wöchentlich kann dazu auch ein Verkehrsticker per Mail abonniert werden.

Um die Umsetzung weiterer wünschenswerter Maßnahmen trotz der beschränkten Finanzmittel und Ressourcen einer Kommune deutlich beschleunigen zu können, hat sich die Stadt Bamberg in Kooperation mit den Stadtwerken Bamberg Ende Mai dieses Jahres um Fördermittel aus dem Programm „Modellprojekte Smart-Cities“ des Bundesinnenministeriums in der Kategorie „Mittlere Städte“ beworben. Am 29.05.2019 wurde der Vollsitzung des Stadtrats das entsprechende Maßnahmenpaket vorgestellt. Beantragt wurde eine 90%-Förderung für ein Projekt mit einem Gesamtbudget von über 11 Mio. Euro. Aus den Bewerbungen von über 100 Städten, Landkreisen und Gemeinden wurden zwischenzeitlich 13 Projekte ausgewählt. Die Bewerbung Bambergs ist dabei leider nicht zum Zuge gekommen. In Bayern erhielten die Stadt Haßfurt in der Kategorie „Kleinstädte und Landgemeinden“ und der Landkreis Wunsiedel in der Kategorie „Interkommunale Kooperationen und Landkreise“ einen Zuschlag.

Unmittelbar nach dem Zuschlag hat die Verwaltung mit der Stadt Haßfurt Kontakt aufgenommen, um im Dialog die dortige Entwicklung ggf. unterstützen und daran partizipieren zu können.

Aber auch, um aus dem erfolgreichen Antrag von Haßfurt zu lernen und einen erneuten Bamberger Antrag für eine oder mehrere der drei folgenden Staffeln des Wettbewerbs stellen zu können. Insgesamt sollen über vier Jahresstaffeln bundesweit 50 „Smart City Modellprojekte“ gefördert werden. Selbstverständlich würde eine Förderung in dieser Höhe einen wesentlich breiteren Ansatz der Digitalen Agenda und eine schnellere Umsetzung einzelner Projekte ermöglichen. Dazu wird derzeit auch geprüft, in welcher Form gegebenenfalls eine externe Unterstützung sinnvoll und wirtschaftlich sein könnte. 

3. Digitale Unterstützung für den Stadtrat Bamberg

Bereits seit dem Jahr 2008 ist in Bamberg das Amtsinformationssystem Allris im Einsatz. Mit diesem System werden die Vollsitzung und alle Senate des Stadtrates vorbereitet. Sitzungsunterlagen, Tagesordnungen und Protokolle werden durch die Verwaltung in Allris digital erstellt und dokumentiert. Auch die Sitzungsgelder werden über das System berechnet und verwaltet. Die Unterlagen für den öffentlichen Teil der Tagesordnung werden aus dem System direkt im Internet über das „Ratsinformationssystem“ publiziert, so dass alle Bürgerinnen und Bürger sich umfassend über die Arbeit des Stadtrates informieren können. Seit Oktober 2019 werden auch die Anträge der Stadtratsfraktionen auf der Webseite der Stadt Bamberg veröffentlicht, um die Transparenz weiter zu erhöhen.

Im Rahmen der Digitalen Agenda wurde der Druck der Sitzungsunterlagen innerhalb der Stadtverwaltung  seit Herbst 2018 bereits deutlich reduziert. Für die beteiligten Ämter werden die Unterlagen seither in der Regel nur noch in digitaler Form zur Verfügung gestellt. Nur die Mitglieder des Stadtrates erhalten bis dato weiter Papierausdrucke der Unterlagen für alle Gremien des Stadtrates, in denen sie Mitglied sind. Die Menge an gedrucktem Papier für jährlich rund 60 Senats-, Ausschuss-, Beirats- und Vollsitzungen ist jedoch weiterhin enorm. Hinzu kommen noch die Sitzungsunterlagen für die Aufsichtsgremien der städtischen Tochterunternehmen und die Zweckverbände.

Im Hinblick auf eine nachhaltigere und zugleich zeitgemäße Ausgestaltung des Sitzungsdienstes ist vorgesehen, dass mit Beginn der neuen Wahlperiode im Frühjahr 2020 auch die Mitglieder des Stadtrates ihre Unterlagen digital erhalten. Um weiterhin ein bequemes, sicheres und einfaches Arbeiten für die Stadträtinnen und Stadträte zu ermöglichen, sollen geeignete Tablets angeschafft und an die Mitglieder des Stadtrates ausgegeben werden. Geplant ist, dass diese Geräte inklusive der mitgelieferten mobilen Tastatur auch zur privaten Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Im Gegenzug sollen – mit Ausnahme eines Exemplars für den jeweiligen Vorsitzenden der Gremien und je eines Exemplars für die Fraktionen – keine Druckexemplare der Sitzungsunterlagen mehr hergestellt werden.

Die Gremienmitglieder erhalten fristgerecht per Mail eine Einladung zu jeder Sitzung mit der Mitteilung, dass die Unterlagen in Allris zur Verfügung stehen. Über WLAN können die Unterlagen dann sofort und von jedem Ort aus in die auf den Tablets vorinstallierte Allris-Anwendung („App“) heruntergeladen werden. Der Zeitverzug durch den Postversand entfällt. In der App können die Dokumente komfortabel gelesen, durchsucht und per Tablet-Stift auch markiert, mit Anmerkungen versehen und mit den Anmerkungen auf dem Tablet gespeichert werden. Die Allris-App ist für den einfachen und direkten Zugriff auf die Dokumente optimiert, es bedarf deshalb keiner besonderen IT-Kenntnisse für die Bedienung.

Ein weiterer wesentlicher Nutzen für die Stadtratsarbeit wird sein, dass ab der neuen Wahlperiode des Stadtrats auch die Sitzungsunterlagen der städtischen Tochterunternehmen über Allris abrufbar sein werden. Die Tablets können daher auch für die Tätigkeit in den Aufsichtsräten verwendet werden. Testweise sollen bereits für die nächste Aufsichtsratssitzung der Stadtwerke am 12. Dezember 2019 die entsprechenden Unterlagen in Allris eingestellt werden. Die Mitglieder des Aufsichtsrates erhalten dann aber noch – analog zum Stadtrat – gedruckte Exemplare per Post zugesandt, da die Tablets erst in der neuen Legislatur zur Verfügung stehen. Im Laufe des Jahres 2020 werden die anderen Tochterunternehmen folgen.

Entscheidend für die erfolgreiche Einführung der Tablet-Nutzung ist eine intensive persönliche Unterstützung. Diese wird durch kompetente Mitarbeiter des IT-Amtes gewährleistet, die in der Einführungsphase zu Beginn jeder Gremiensitzung präsent sein werden, um alle ggfs. auftretenden technischen Startprobleme gemeinsam mit den Nutzern zu lösen. Bei Bedarf stehen die Mitarbeiter auch außerhalb der Sitzungen zu den normalen Bürozeiten für Fragen zur Nutzung der Tablets zur Verfügung.

Auf der Grundlage von Erfahrungen aus anderen Städten, wie z. B. Nürnberg, ist vorgesehen, auf eine Einbindung der Tablets in das Netzwerk der Stadtverwaltung zu verzichten. Das erspart einerseits über eine Laufzeit von 6 Jahren Lizenzkosten in Höhe von 13.700 Euro. Zudem entfallen damit die umfangreichen Einschränkungen und komplizierten Anmeldeprozeduren, denen Dienstgeräte der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen in der Nutzung unterliegen. Die Stadtrats-Tablets können also so genutzt werden wie ein privat erworbenes Tablet. Das gilt für das einfache Einschalten und Anmeldung, aber z. B. auch bei der Nutzung von zusätzlicher Software. Damit einher geht zwar ein niedrigerer Sicherheitsstandard der Geräte gegenüber den Dienstgeräten in der Stadtverwaltung, was jedoch bei entsprechender Sorgfalt aus Sicht der Verwaltung beherrschbar ist.

Sicherheitssensible Stadtratsdaten werden von der Allris-App in verschlüsselter Form nur lokal auf dem Tablet gespeichert, so dass selbst bei Diebstahl des Gerätes keine sensiblen Sitzungsunterlagen in falsche Hände geraten können und auch keine Nutzung von Cloud-Speichern außerhalb Deutschlands erfolgt.

Neben der obligatorischen WLAN-Fähigkeit werden die Geräte für die Nutzung von Mobilfunk-Datenverbindungen vorbereitet sein, so dass bei Bedarf günstig eine private SIM-Karte für das mobile Surfen genutzt werden kann.

Unter diesen Prämissen werden die Gesamtkosten für die Tablets voraussichtlich etwa 77.000 Euro betragen. Dem gegenüber stehen über die erwartete Nutzungsdauer der Geräte von sechs Jahren eine geschätzte Druckkostenersparnis von 61.000 Euro und eine Ersparnis bei Portokosten von 25.000 Euro.

Die Verwaltung wird die für die Anschaffung der Tablets erforderlichen Haushaltsmittel für den Haushalt 2020 vormerken und in die Haushaltsberatungen einbringen.

II. Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat nimmt vom Sitzungsvortrag Kenntnis.

III. Finanzielle Auswirkungen:

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht

Falls Alternative 3. und/oder 4. vorliegt:

In das Finanzreferat zur Stellungnahme.

Stellungnahme des Finanzreferates: