Beschlussvorlage - VO/2019/2668-R1

I. Sitzungsvortrag:

1. Bisherige Gremienbehandlung:

a) In der Sitzung des Feriensenates am 20.08.2015 wurde die Verwaltung beauftragt, dem Stadtrat einen Vorschlag für die Einrichtung eines ehrenamtlichen Ombudsteams zu erarbeiten.

b) In der Sitzung des Stadtrates am 21.10.2015 schlug die Verwaltung die Einrichtung eines Ombudsteams sowie die Besetzung sowohl mit Vertreterinnen und Vertretern der CSU-, der SPD- sowie der GAL-Stadtratsfraktion, als auch mit Vertreterinnen und Vertretern des Caritasverbandes, der Diakonie, der Kirchen sowie der Initiative „Freund statt fremd“ vor. Dabei wurde ebenfalls ein Vorschlag für die Aufgabenstellung sowie die Gremienarbeit vorgelegt.

c) In der Sitzung des Stadtrates am 18.11.2015 wurde die Erweiterung des Ombudsteams um Vertreterinnen bzw. Vertreter der FW-Stadtratsfraktion (jetzt BA-Stadtratsfraktion) sowie der BBB-Stadtratsfraktion beraten und beschlossen.

d) In der Sitzung des Stadtrates am 26.04.2017 wurde erstmals die Frage des Erlasses einer Geschäftsordnung für das Ombudsteam durch den Stadtrat behandelt. Weiterhin wurde die Besetzung um einen Sitz für den Migranten- und Integrationsbeirat der Stadt Bamberg erweitert.

2. Erlass einer Geschäftsordnung für das Ombudsteam:

a) Im Zuge der laufenden Tätigkeit des Ombudsteams liegen der Verwaltung mittlerweile mehrere Anfragen sowie ein fraktionsübergreifender Antrag der SPD-, BA- und CSU-Stadtratsfraktion vom 16.07.2019 (Anlage 1) vor. Darin wird der Wunsch nach Erlass einer Geschäftsordnung für das Ombudsteam deutlich formuliert. Die Verwaltung hat dies aufgegriffen und mit Schreiben vom 24.07.2019 (Anlage 2) die Erarbeitung einer Geschäftsordnung in Abstimmung mit den Mitgliedern des Ombudsteams angekündigt.

b) Zwischenzeitlich wurde mit den Mitgliedern des Ombudsteams eine Geschäftsordnungsfassung im Umlaufverfahren (per E-Mail) abgestimmt. Diese abgestimmte Fassung liegt diesem Sitzungsvortrag als Anlage 3 bei.

c) Die vorgelegte Geschäftsordnung enthält im Wesentlichen Aussagen zu den Aufgaben, den Mitgliedern, zur Aufnahme und Beendigung der Mitgliedschaft, zur Funktion der Sprecherinnen und Sprecher sowie zum Geschäftsgang. Vorgesehen ist - vorbehaltlich der positiven Behandlung und Beschlussfassung in der Sitzung des Stadtrates am 25.09.2019 - dass die Geschäftsordnung zum 01.10.2019 in Kraft treten soll. Hinsichtlich der Einzelheiten darf inhaltlich auf die Anlage 3 Bezug genommen werden.

d) Mit Schreiben vom 16.07.2019 haben die SPD-, die BA- und die CSU-Stadtratsfraktion fraktionsübergreifend den Erlass einer Geschäftsordnung für das Ombudsteam durch den Stadtrat beantragt. Diesem Antrag wird mit dieser Sitzungsvorlage nachgekommen.

3. Besetzung des Ombudsteams:

Aufgrund der unter Ziffer 1 der Sitzungsvorlage geschilderten Genese ist das Ombudsteam mittlerweile mit Vertreterinnen und Vertretern aller Stadtratsfraktion besetzt. Für die Vertreterin und Vertreter der Ausschussgemeinschaft im Stadtrat liegt ein formeller Besetzungsbeschluss dagegen noch nicht vor. Praktisch wurde es bislang immer so gehandhabt, dass von Seiten der Verwaltung die Ausschussgemeinschaft gleichsam wie eine Stadtratsfraktion behandelt und eine Vertreterin bzw. ein Vertreter der Ausschussgemeinschaft zur Mitarbeit im Ombudsteam eingeladen worden ist.

Aus Sicht der Verwaltung wird daher vorgeschlagen, einen formellen Besetzungsbeschluss zu fassen und einen Sitz für die Ausschussgemeinschaft zu beschließen.

II. Beschlussvorschlag:

1. Der Stadtrat der Stadt Bamberg nimmt den Sitzungsvortrag zur Kenntnis.

2. Der Stadtrat der Stadt Bamberg beschließt folgende Geschäftsordnung für das Ombudsteam der Stadt Bamberg:

Geschäftsordnung

des

Ombudsteams der Stadt Bamberg

vom 01.10.2019

Aufgrund des Beschluss des Stadtrates der Stadt Bamberg vom 25.09.2019 wird folgende Geschäftsordnung für das Ombudsteam der Stadt Bamberg zum 01.10.2019 in Kraft gesetzt:

1. Ombudsteam

Es wird ein Ombudsteam der Stadt Bamberg (kurz: Ombudsteam) gebildet. Das Ombudsteam ist ein freiwilliger Zusammenschluss von Mitgliedern des Stadtrates sowie Mitgliedern verschiedener weitere Organisationen und Verbände. Es handelt sich weder um einen Ausschuss, noch einen Beirat der Stadt Bamberg. Es wird bewusst auf hierarchische Strukturen verzichtet. Grundlage des Ombudsteams ist Teamarbeit auf der Basis demokratisch getroffener Entscheidungen.

2. Aufgaben

(1)       Das Ombudsteam handelt auf ausschließlich freiwilliger und beratender Basis. Das Ombudsteam soll im Bereich der Unterbringung von Asylbewerber/innen in der in Bamberg ansässigen ANKER-Einrichtung Oberfranken (AEO) eine vermittelnde Funktion zwischen den Beteiligten und Akteuren übernehmen.

(2)       Das Ombudsteam wird zur Einbindung aller von dem Betrieb der AEO betroffenen Personen gebildet. Dabei soll das Ombudsteam insbesondere Ansprechpartner und Vermittler im Sinne eines guten Zusammenlebens für alle von der Einrichtung unmittelbar oder mittelbar betroffen Personen sein. Dies ist im besonderen Maße der innerhalb und der im Nahbereich der AEO lebende Personenkreis.

(3)       Das Ombudsteam gibt jährlich eine Stellungnahme zur Arbeit des vergangenen Jahres ab. Diese wird in einer Sitzung des zuständigen Gremiums des Stadtrates der Stadt Bamberg vorgestellt.

3. Mitglieder

(1)      Das Ombudsteam besteht aus folgenden Mitgliedern:

1. Jeweils ein/e Vertreterinnen/Vertreter der im Stadtrat der Stadt Bamberg vertretenen Fraktionen und Ausschussgemeinschaften.
2. Ein/e Vertreterin/Vertreter des Caritasverbandes Bamberg.
3. Ein/e Vertreter/in der Arbeiterwohlfahrt, Kreisverband Bamberg Stadt und Land e.V.
4. Ein/e Vertreterin/Vertreter der Diakonie Bamberg-Forchheim.
5. Jeweils ein/e Vertreterin/Vertreter der katholischen und evangelischen Kirche.
6. Ein/e Vertreterin/Vertreter der Initiative Freund statt Fremd.
7. Ein/e Vertreterin/Vertreter des Migranten- und Integrationsbeirates der Stadt Bamberg.

(2)      Weitere Mitglieder können jederzeit vorgeschlagen werden. Insgesamt soll das Ombudsteam aber nicht aus mehr als 15 Mitgliedern bestehen.

(3)      Für jedes Mitglied soll ein Ersatzmitglied namentlich benannt werden.

(4)      Die örtliche Leitung der AEO soll zu den einschlägigen Tagesordnungspunkten der Sitzungen mit eingeladen werden.

4. Bestellung

Die Bestellung erfolgt durch einfachen Beschluss des Stadtrates der Stadt Bamberg. Die Bestellung erfolgt unbefristet. Dies gilt auch für die Ersatzmitglieder.

5. Beendigung der Mitgliedschaft

(1)      Die Mitgliedschaft kann jederzeit durch schriftliche Erklärung gegenüber der Stadt Bamberg beendet werden. Dies gilt sowohl für einzelne Personen, als auch für die Mitgliedschaft von Institutionen. Die Mitgliedschaft endet automatisch bei Wegzug oder Tod bzw. Liquidation einer Gesellschaft.

(2)      Die Mitgliedschaft im Ombudsteam endet automatisch mit dem Ausscheiden eines ehrenamtlich tätigen Stadtratsmitglieds aus dem Stadtrat der Stadt Bamberg. In diesem Fall hat die das Mitglied entsendende Stadtratsfraktion oder Ausschussgemeinschaft ein Vorschlagsrecht.

(3)      Die Mitgliedschaft endet mit Zugang der Erklärung bei der Stadt Bamberg. Für die Neubestellung gilt Ziff. 4 der Geschäftsordnung.

(4)      Der Stadtrat der Stadt Bamberg kann jederzeit auf Antrag des Ombudsteams ein Mitglied abberufen. Der Stadtrat der Stadt Bamberg soll ein Mitglied abberufen, wenn dieses wiederholt rassistische Positionen oder diskriminierende Ideologien vertritt.

6. Sprecherinnen und Sprecher

(1)      Das Ombudsteam wählt aus seiner Mitte zwei gleichberechtigte Sprecherinnen oder Sprecher. Ein/e Sprecherin/Sprecher soll dem Stadtrat angehören. Die Sprecher/innen werden für die Dauer eines Jahres gewählt. Die Wahlzeit beginnt jeweils am 1. Januar und endet am 31. Dezember. Die Wiederwahl ist möglich.

(2)      Die Sprecher/innen vertreten das Ombudsteam gemeinsam nach außen und regeln den Geschäftsgang. Insbesondere laden sie gemeinsam zu den Sitzungen des Ombudsteams ein und moderieren die Sitzungen. Die Sprecher/innen nehmen dabei keine Vorsitzfunktionen wahr.

(3)      Jede Sprecherin/jeder Sprecher kann jederzeit das Amt niederlegen. Die Niederlegung erfolgt durch schriftliche Erklärung gegenüber der Stadt Bamberg. Die/Der weitere Sprecherin/Sprecher wird dann in der nächsten Sitzung des Ombudsteams die Wahl einer/eines weiteren Sprecherin/Sprechers auf die Tagesordnung setzen. Legen beide Sprecher/innen ihr Amt nieder, erfolgt die Einladung zur nächsten Sitzung des Ombudsteams durch die Stadt Bamberg. Scheidet ein/e Sprecher/in während der Wahlperiode nach Absatz 1 aus, so endet die Wahlzeit des/der an deren Stelle gewählten Sprecher/in zum 31. Dezember des jeweiligen Jahres.

7. Ehrenamt

Die Tätigkeit im Ombudsteam erfolgt ehrenamtlich.

8. Geschäftsgang

(1)      Die Sprecher/innen berufen das Ombudsteam nach Bedarf oder auf Antrag eines oder mehrerer Mitglieder regelmäßig, mindestens jedoch zweimal jährlich, zu Sitzungen ein. In der jeweils ersten Sitzung eines Jahres soll regelmäßig die Sitzungsterminplanung für das laufende Jahr erfolgen. Die Einladungen zu den Sitzungen sind schriftlich, mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Sitzungstermin, zu versenden. In dringenden Angelegenheiten kann diese Frist auf bis zu drei Tage verkürzt werden. In der Einladung sind die Gründe der Dringlichkeit anzugeben. Die Versendung per E-Mail ist ausreichend.

(2)      Wird die Einberufung einer Sitzung durch eines oder mehrere Mitglieder beantragt, soll mit dem Antrag auch eine Begründung abgegeben werden. Der Antrag muss schriftlich, E-Mail ist ausreichend, mindestens drei Wochen vor dem beabsichtigten Sitzungstermin gestellt werden. In dringlichen Fällen kann diese Frist auf bis zu drei Tage verkürzt werden.

(3)      Die Sitzungen sind grundsätzlich nichtöffentlich. Weitere Teilnehmerinnen und Teilnehmer können jederzeit hinzugezogen werden.

(4)      Mit der Einladung soll eine Tagesordnung versandt werden. Die Tagesordnung soll Zeit und Ort der Sitzung enthalten sowie die vorgesehenen Beratungsgegenstände bezeichnen. In dringenden Angelegenheiten kann hierauf verzichtet werden.

(5)      Das Ombudsteam ist beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß geladen wurde und mindestens die Hälfte seiner Mitglieder in der Sitzung anwesend sind. Wird zum zweiten Mal zur Verhandlung über denselben Gegenstand geladen, ist für die Beschlussfassung die Anwesenheit von mindestens einem Drittel der Mitglieder ausreichend. Hierauf muss bei der Einladung zur Sitzung hingewiesen werden.

(6)      Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit der Anwesenden gefasst. Eine Ergänzung der Tagesordnung (Erweiterung oder Verkürzung) ist mit Beschluss in der Sitzung möglich. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Eine Stimmrechtsübertragung ist nicht vorgesehen. Bei Vertretung mehrerer Organisationen durch ein Mitglied, hat dieses eine Stimme.

(7)      Das Ombudsteam kann Aufgaben auf Mitglieder übertragen. Hierzu ist eine Mehrheit von 2/3 der Abstimmenden erforderlich. Die Aufgaben können jederzeit, ebenfalls mit einer 2/3-Mehrheit der Abstimmenden, wieder entzogen werden.

(8)      Über das Ergebnis der Sitzungen fertigen die Sprecher/innen ein Protokoll. Dieses soll allen Mitgliedern spätestens zwei Wochen nach dem Sitzungstermin schriftlich, E-Mail ist ausreichend, übersandt werden. Der Stadt Bamberg, Büro des Oberbürgermeisters, ist das Protokoll ebenfalls zu übersenden.

9. In-Kraft-Treten

Der Stadtrat der Stadt Bamberg hat diese Geschäftsordnung in seiner Sitzung am 25.09.2019 beschlossen. Sie tritt am 01.10.2019 in Kraft.

3. Die Ausschussgemeinschaft erhält einen Sitz im Ombudsteam der Stadt Bamberg.

III. Finanzielle Auswirkungen:

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht

Falls Alternative 3. und/oder 4. vorliegt:

In das Finanzreferat zur Stellungnahme.

Stellungnahme des Finanzreferates: