Personalvorlage - VO/2025/8897-11

I. Sitzungsvortrag:

 

1.              Antrag:

 

Mit Antrag vom 03.06.2025 wurde die Einrichtung von insgesamt 7,0 Planstellen für die Aufgabenwahrnehmung der Projekte im Rahmen der Stabstelle Programm Smart City des Referats für Wirtschaft und Digitalisierung beantragt.

 

2.              Begründung des Fachamtes

 

Die Stadt Bamberg wurde durch das Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat als eine von 32 Kommunen für die Umsetzung des Modellprojekts „Smart Cities“ ausgewählt. Nachdem zu Beginn des Projekts der Personalstamm für das Programm Smart City bewusst sehr schmal gehalten wurde, wird mit zunehmendem Projektfortschritt eine Aufstockung des Personals notwendig.

 

Zum einen werden 2,5 VZÄ zusätzliche Planstellen benötigt, um die Personalbedarfe zu decken, welche sich durch die schnelle Dynamik der Projekte und den in der Stabstelle Smart City vorhandenen Personalwechsel ergeben, damit Aufgaben weiterhin ordnungsgemäß und im Rahmen des befristeten Projektes wahrgenommen werden können.

Zum anderen, werden für drei derzeit laufende EU-Projekte weitere 1,5 VZÄ benötigt. Die hierbei entstehenden Personalkosten werden durch die jeweiligen Förderbudgets gedeckt. Durch die Einrichtung dieser Planstellen werden zusätzliche Möglichkeiten geschaffen einen Nutzen für die Stadt Bamberg zu erzeugen und nationale Projekte breiter aufzustellen sowie auch die Erfahrung anderer europäischer Smart Cities nutzbar zu machen.

 

Des Weiteren war es möglich durch eine Kooperation mit anderen Modellprojekten Smart City im Verein Civitas Connect e.V. bei der Programmierung einer Urbanen Datenplattform und beim Digitalen Zwilling enorme Einsparungen zu realisieren. Die frei werdenden Mittel sollen verwendet werden, um im Umfeld der Datenplattform durch verbesserte Datennutzung und durchgängigere Prozesse Synergien zu erzeugen und die Effizienz zu steigern. Um diese Ziele zu erreichen, wird ein Unterprojekt „Datenprozesse Bamberg“ etabliert, welches innerhalb des Projektes Datenplattform geführt und mit 1 Mio. Euro Budget ausgestattet wird.

Um möglichst viele Prozesse innerhalb der verbleibenden Programmlaufzeit darstellen, an die Plattform anbinden und nachhaltig verbessern zu können, werden hierfür 3,0 VZÄ benötigt.

Diese drei Planstellen sollen im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung (Amt 12) verortet werden, um das Projekt nahtlos mit den dort verorteten Aufgaben verbinden zu können.

 

Wie alle Smart City Planstellen werden auch diese Planstellen vollständig aus den Programmmitteln finanziert und erhält einen KW-Vermerk zum Ende der Programmlaufzeit im November 2027.

 

3.              Bewertung durch das Amt 11

 

1.   Daten zu den Planstellen:

 

Pl.St.Nr.   3-0031 und 3-0032

Stellenumfang  je 0,75

Bezeichnung  je Netzwerkmanagement Smart City Bamberg

Bewertung  je EG 11 TVöD

Vermerk   je KW 01.11.2027 (Ende der Förderung)

 

Pl.St.Nr.   3-0035

Stellenumfang  0,50

Bezeichnung  Projektmanagement Office Smart City

Bewertung  EG 11 TVöD

Vermerk   KW 01.11.2027 (Ende der Förderung)

 

Pl.St.Nr.   3-0036

Stellenumfang  1,00

Bezeichnung  Projektmanagement Office Smart City

Bewertung  EG 11 TVöD

Vermerk   KW 01.11.2027 (Ende der Förderung)

 

Pl.St.Nr.   3-0039 und 3-0040

Stellenumfang  je 0,50

Bezeichnung  je Programmkoordination Smart City Bamberg

Bewertung  je EG 11 TVöD

Vermerk   je KW 01.11.2027 (Ende der Förderung)

 

Pl.St.Nr.   zbV-7017, zbV-7018 und zbV-7019

Stellenumfang  je 1,00

Bezeichnung  je zbV-SB Prozessmanagement Smart City

Bewertung  je EG 11 TVöD

Vermerk   je KW 01.11.2027 (Ende der Förderung)

 

Die Planstellen zbV-7016, zbV-7017 sowie zbV-7018 werden im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung (Amt 12) abgebildet.

 

2.   Organisatorische Einordnung und Aufgabengebiet:

 

Der Stellenplan der Stabstelle Smart City stellt sich zum Stichtag 01.07.2025 wie folgt dar:

 

 

Der Stellenplan des Amtes für Informationstechnik und Digitalisierung stellt sich zum Stichtag 01.07.2025 wie folgt dar:

 

 

Die Aufgabengebiete der Planstellen 3-0031 sowie 3-0032 (Netzwerkmanagement) lauten u.a. wie folgt:

 

•       Ausbau und Pflege eines Partnernetzwerks für imagebildende Maßnahmenumsetzungen zum Standortmarketing der Smart City Bamberg
•       Konzeption, Kalkulation und Durchführung von Events und Standortaktionen wie Kongresse, Fachtagungen, Vorträge und Empfang nationaler und internationaler Delegationen
•       Ideenfindung und Entwicklung von Initiativen zu möglichen Zukunftsthemen und Mitwirkung an Beauftragungen von Projekten mit Bürgern, Start-Ups, Unternehmen und Wissenschaft
•       Unterstützung bei der Erstellung von Förderanträgen von (Teil-)Projekten in Zusammenarbeit mit der Programmleitung und Planungsunterstützung für die verantwortlichen Projektleiter je nach Förderperiode und Entwicklungsphase
•       Entwicklung zusätzlicher Projektkonsortien im Partnernetzwerk zur Unterstützung der strategischen Ziele des Programms sowie Mitarbeit in der operativen Projektfinanzierung und Teilbudgetbewirtschaftung

 

Die Aufgabengebiete der Planstellen 3-0035 sowie 3-0036 (Projektmanagement) lauten u.a. wie folgt

 

•       Unterstützung der Projektleitungen in den Clustern und im Kernteam beim operativen Management laufender Projekte
•       Hilfe bei der Erstellung einer Strategie für betraute Projekte, inkl. Zeitplan, Meilensteine, groben Aufgabenpaketen, Stakeholder-Analyse; Übertragung der Festlegungen in das SCB-Projektmanagementtool
•       Operatives Controlling der betrauten Projekte, Betreuung des Projekts im SCB-Projektmanagementtool; Meilenstein- und Kostentrendanalyse; Zeitplan an Entwicklung anpassen
•       Kommunikative Schnittstelle der Clusterpaten/innen, Projektbeteiligten und dem SCB-Kernteam, Ansprechpartner/in für die betrauten Projekte seitens SCB, Projektbericht schreiben
•       Erstellung von Protokollen, Vor- und Nachbereitung von internen und externen Projektterminen, Nachverfolgung der Umsetzung von Vereinbarungen
•       Dokumentation von Projektverlauf und Projektergebnissen
•       Verantwortliche Begleitung von Vergabeprozessen inkl. Marktbefragung und innovativer Vergabeinstrumente wie PCP (Pre Procurement Process – nichtkommerzielle Vorprojekte)
•       Erstellung von Verwendungsnachweisen für den Fördermittelgeber (Sachbericht und Abrechnung)

 

Die Aufgabengebiete der Planstellen 3-0039 sowie 3-0040 (Programmkoordination) lauten u.a. wie folgt:

 

•       die finanzwirtschaftliche Bewirtschaftung des Budgets Smart City Bamberg und die Unterstützung bei der Erstellung von Mittelabrufen und Verwendungsnachweisen
•       das operative Projektcontrolling aller Teilprojekte im Programm Smart City Bamberg
•       die Dokumentation und das Berichtswesen im Programm Smart City Bamberg
•       die Kommunikation mit dem Fördermittelgeber insbesondere bei Belangen der Mittelbewirtschaftung
•       die Abbildung des Smart City Budgets im städtischen Haushalt
•       die Fortführung und Weiterentwicklung des Vertragsmanagements
•       die Unterstützung der Programmleitung in Belangen der Personalplanung
•       die Unterstützung bei der Akquise und Abwicklung weiterer Fördermittel

 

Die Aufgabengebiete der Planstellen zbV-7017, zbV-7018 sowie zbV-7019 (Prozessmanagement) lauten u.a. wie folgt:

 

•       Operative Durchführung des Unterprojekts „Prozessmanagement“ im Rahmen des Smart City Projekts „Datenplattform“
•       Mitarbeit bei der Entwicklung und Ausgestaltung des Prozesshandbuchs der Stadt Bamberg
•       Aufnahme und Darstellung von Geschäftsprozessen in Zusammenarbeit mit den Ämtern und Dienststellen der Stadtverwaltung und der Stadtgesellschaft
•       Analyse der Prozesse mit dem Fokus auf Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung
•       Anbindung von Datenquellen an die im Aufbau befindliche Datenplattform der Stadt Bamberg
•       Mitwirkung bei der Umsetzung der Digitalen Agenda
•       Unterstützung der Projekte DMS und OZG

 

3.   Stellungnahme des Personal- und Organisationsamtes:

 

Die Einrichtung der beantragten Planstelle ist aus Sicht des Personal- und Organisationsamtes zur Durchführung der dargestellten Projekte unter Inanspruchnahme der Fördermittel erforderlich. Zudem wird durch die Einrichtung der beantragten Planstellen im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung ebenfalls ein direkter Nutzen für die verwaltungsinternen Prozesse und OZG-Services für Bürgerinnen und Bürger erzeugt. Für diesen Bereich der Prozessanpassung und Prozessoptimierung ist bislang keine ausreichende Personalressource vorhanden so, dass die Einrichtung dieser Stellen als besonders dringlich angesehen werden. Zur Einrichtung diese drei Planstellen im Amt 12 werden die entsprechenden Stellen aus dem zbV-Stellenpool, welcher vom Personal- und Organisationsamt verwaltet wird, herangezogen und in das Sachgebiet Digitale Transformation transferiert.

 

4.       Auswirkungen auf die Personalkosten

 

Wie alle Stellen aus dem Bereich Smart City werden auch die beantragten Planstellen vollständig aus den Programmmitteln finanziert. Es entstehen der Stadt Bamberg somit keine zusätzlichen Personalkosten. Eine Einrichtung der Stellen ohne Fördermittel würde mit Kosten in Höhe von ca. 587.188 € einhergehen.

 

 

 

Der Personalsenat empfiehlt der Vollsitzung zur Beschlussfassung:

 

1. Mit Wirkung vom 01.07.2025 werden im Stabstellenbereich „Programm Smart City“ des Referates für Wirtschaft und Digitalisierung die Planstelle 3-0031sowie 3-0032 (jeweils Netzwerkmanagement Smart City Bamberg, Umfang 0,75, EG 11 TVöD) neu eingerichtet und jeweils mit einem KW-Vermerk (Ende der Förderung, 01.11.2027) versehen.

2. Mit Wirkung vom 01.07.2025 werden im Stabstellenbereich „Programm Smart City“ des Referates für Wirtschaft und Digitalisierung die Planstellen 3-0035 (Projektmanagement Office Smart City, Umfang 0,5, EG 11 TVöD) und 3-0036 (Projektmanagement Office Smart City, Umfang 1,0, EG 11 TVöD) neu eingerichtet und jeweils mit einem KW-Vermerk (Ende der Förderung, 01.11.2027) versehen.

3. Mit Wirkung vom 01.07.2025 werden im Stabstellenbereich „Programm Smart City“ des Referates für Wirtschaft und Digitalisierung die Planstelle 3-0039 sowie 3-0040 (jeweils Programmkoordination Smart City Bamberg, Umfang 0,5, EG 11 TVöD) neu eingerichtet und jeweils mit einem KW-Vermerk (Ende der Förderung, 01.11.2027) versehen.

4. Mit Wirkung vom 01.07.2025 werden die Planstellen zbV-7017, zbV-7018 sowie zbV-7019 aus dem zbV-Stellenpool des Personal- und Organisationsamtes herausgelöst und in das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung des Referates für Wirtschaft und Digitalisierung transferiert. Die Planstellen zbV-7017, zbV-7018 sowie zbV-7019 (jeweils zbV-SB Prozessmanagement Smart City, Umfang 1,0, EG 11 TVöD) werden im Sachgebiet Digitale Transformation eingerichtet und jeweils mit einem KW-Vermerk (Ende der Förderung, 01.11.2027) versehen.

 

III. Finanzielle Auswirkungen

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht

x	1.	Keine Kosten
	2.	Kosten für die Deckung im laufenden Haushaltsjahr bzw. im geltenden Finanzplan gegeben ist
	3.	Kosten in Höhe von   für die keine Deckung im Haushalt gegeben ist. Im Rahmen der vom Antrag stellenden Amt/Referat zu bewirtschaftenden Mittel wird folgender Deckungsvorschlag gemacht:
	4.	Kosten in künftigen Haushaltsjahren:   Personalkosten:   Sachkosten:

 

Falls Alternative 3. und/oder 4. vorliegt:

In das Finanzreferat zur Stellungnahme.

Stellungnahme des Finanzreferats:

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