Berichtsvorlage - VO/2023/6378-46

I. Sitzungsvortrag:

Archivierung digitaler Unterlagen

Digital records last forever or five years, which ever comes first.

Diese Wortspielerei des US-amerikanischen IT-Spezialisten Jeff Rothenberg ist bei Bund, Ländern und Kommunen eindeutig zu klären: Bei der Archivierung analoger wie digitaler Unterlagen geht es in den Archivgesetzen eindeutig definiert um die Aufgabe, das erfasste und übernommene Archivgut auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten. Eine zeitliche Befristung gibt es nicht.

• Archive als Gedächtnisinstitutionen

Digitalisierung ist ohne Zweifel ein Megatrend der Zeit, auch in den öffentlichen Verwaltungen in Bund, Ländern und Gemeinden. Allerdings gibt es noch zahlreiche Defizite. Leider wird der Begriff häufig unterschiedlich verstanden und verschieden interpretiert. Eigentlich geht um die Umwandlung von analogen Werten bzw. um das Erfassen von Informationen in Formate, die in digitalen Systemen als digitale Repräsentationen verarbeitet oder gespeichert werden können. Vielfach werden darunter aber auch schlagwortartig und unscharf "nur" die Durchdringung des Alltags mit IT ganz allgemein verstanden. Entscheidend ist jedoch, dass dieser Prozess längst die öffentliche Verwaltung erfasst hat, bundesweit aber die konkreten Auswirkungen auf das Geschäfts- und Verwaltungshandeln in vielen Bereichen immer noch überschaubar sind.

Von zentraler Bedeutung wird die technische Entwicklung in einem oft übersehenen Bereich, nämlichen in den Archiven. Archive - im öffentlich-rechtlichen Bereich sind dies insbesondere die Kommunal- und Staatsarchive - werden vordergründig oft ausschließlich als kulturelle Einrichtungen missverstanden, die in irgendeiner Weise der "Geschichte", was immer darunter verstanden wird, dienen.

Tatsächlich sind Archive zunächst das Gedächtnis der Verwaltungen, die sie als aktives Speichergedächtnis zu Sicherung der eigenen Rechte sowie der ihrer Bürgerinnen und Bürger unterhalten. Sie sind damit Querschnittsbereiche, die für alle Organisationseinheiten eines Staates oder einer Kommune gelten, konkret in Bamberg für alle städtischen Ämter, die städtischen Schulen, die unter städtischer Verwaltung stehenden Stiftungen, die städtischen Eigenbetriebe und Beteiligungsgesellschaften sowie - im Falle besonderer Vereinbarungen - die Zweckverbände, an denen die Stadt beteiligt ist (vgl. § 3 Abs. 2 Satz 1 Stadtarchiv-Satzung).

In die Archive gelangen Unterlagen aus Ämtern, die abgeschlossene Unterlagen nach dem Ablauf von Aufbewahrungsfristen nicht mehr für den aktuellen Verwaltungsbedarf benötigen. Diese Unterlagen werden den Archiven angeboten, die nunmehr ausschließlich nach archivischen Kriterien diese Unterlagen bewerten und über die Übernahme und dauerhafte Aufbewahrung ins Archiv oder aber die datenschutzgemäße Vernichtung entscheiden, evtl. nach Rücksprache mit den Produzenten der Unterlagen.

Eine Vernichtung durch die aktenführenden Verwaltungsstellen ist nicht zulässig, u. U. sogar als Verwahrungsbruch strafrechtlich sanktioniert (vgl. Verwahrungsbruch, § 133 StGB).

• IT-Einsatz im Archiv

In allen Archiven geht es bezüglich des IT-Einsatzes um zwei große miteinander verbundene Bereiche, denen mit zunehmender Anwendung IT-technischer System ein dritter folgte:

1. Der in den Archivgesetzen des Bundes und der Länder festgelegte Erschließungsauftrag führte dazu, dass Daten, die Archivgut inhaltlich und formal beschreiben (Metadaten, "Katalogdaten"), in Datenbanken erfasst werden und Benutzerinnen und Benutzern vor Ort im Lesesaal an Rechnern oder über das Internet zur Verfügung gestellt werden. Im Stadtarchiv Bamberg geschieht dies über bundesweit eingesetzte Standardanwendungen (Programmname: FAUST) mit einem derzeitigen Gesamtumfang von rund 1,2 Millionen Datensätzen, die vor Ort im Stadtarchiv recherchierbar sind.

2. Sehr rasch wurde nach der Vorreiterrolle der Bibliotheken deutlich, dass diese Erschlie-ßungsdatensätze von den Archiven nicht nur vor Ort im Lesesaal, sondern auch im Internet zur Verfügung gestellt werden müssen.

Im Falle des Stadtarchivs Bamberg geschieht dies auf der Website www.stadtarchiv-bamberg.de. Dort steht in Abhängigkeit rechtlicher Grenzen (Persönlichkeitsschutz, Urheber- und Nutzungsrechte etc.) die zweitgrößte kommunale Archivdatenbank in Bayern mit zurzeit 850.000 Datensätzen zur Verfügung.

Einen weiteren Schritt stellt die Visualisierung und damit die Benutzung bestimmter, zuvor digitalisierter (fotografierter, gescannter) Archivgut-Typen, z. B. Karten, Pläne, Plakate, Fotos, Urkunden etc. dar. Damit wird dem Benutzer nicht nur vermittelt, dass es bestimmte Unterlagen gibt. Vielmehr werden mit Hilfe schlanker, zoomfähiger Dateien auch in derzeit rund 350.000 Datensätzen der Internetdatenbank des Stadtarchivs die Objektdaten visualisiert und neben den Beschreibungsdaten auch die visuellen Inhalte präsentiert.

Damit kann u. U. auf die Benutzung des Originals verzichtet werden. Dies erspart benutzerseitig die Anreise, aber vor allem im Stadtarchiv unter dem Aspekt der Bestandserhaltung Kosten, die bei Beschädigungen durch Benutzung oft fragiler Originale teuere Restaurierungen erforderlich machen würden. Zusätzlich werden mit den Aushebungen auch die Wegzeiten reduziert.

3. Die Archivierungspflicht bezieht sich auf alle Formen amtlicher Unterlagen (Akten, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme, vgl. Art. 2 Abs. 1 Satz 2 Bayer. Archivgesetz).

Zahlreiche Unterlagen liegen inzwischen ausschließlich in digitaler Form vor, sog. Born Digitals: Dazu gehören z. B. die Daten der Einwohner-, Standes- und Gewerbeämter, Unterlagen aus digitalen Dokumentenmanagementsystemen (= digitale Akten), Fotos, Audio- und Videounterlagen, Daten aus Geoinformationssystemen etc. Zunächst aus rechtlichen Gründen, dann aber auch im Hinblick auf die Funktion des Archives als historisch-wissenschaftlicher Gedächtnisinstitution müssen diese Daten einer digitalen Archivierung nach Bewertung der Archivwürdigkeit i. S. des Archivgesetzes ggf. zugeführt werden.

Dazu ist ein digitales Archiv nötig, für das in diesen Bereich das maßgeblich internationale OAIS-Modell die Grundlage darstellt:

Das OAIS (Offenes Archiv Informations-System) - Modell

Dorthin gelangen die Daten über Schnittstellen aus den Systemen des Produzenten. Im digitalen Archiv werden die Daten im Sinne der Erhaltungsplanung konserviert, gesichert, geschützt, bei Bedarf auf neue Repräsentation konvertiert werden. Der Endnutzer greift nach Maßgabe der archivrechtlichen Vorschriften mit dem im Archiv verwendeten Archivfachinformationssystem (FAUST im Stadtarchiv Bamberg) auf diese Daten zu.

Soweit das Modell, das in Bundesländern wie Nordrhein-Westfalen oder Baden-Württemberg mit unterschiedlichen Organisations- und Softwarelösungen bereits in den Echtbetrieb umgesetzt wurde. In Bayern existiert zurzeit trotz intensiver Bemühungen über den Arbeitskreis Stadtarchiv beim Bayerischen Städtetag eine solche Lösung im kommunalen Bereich außer einer "Insellösung" in der Landeshauptstadt München und dem Anschluss der Stadt Nürnberg an die im Echtbetrieb laufende Lösung in Nordrhein-Westfalen nicht.

Die staatliche Archivverwaltung hat mit ihrem digitalen Archiv im kommunalen Bereich keinerlei Zuständigkeiten außer einer Beratungsmöglichkeit bei kreisangehörigen Gemeinden, so dass die 2.056 Kommunen in Bayern an den staatlichen Rechenzentren nicht partizipieren können. Bislang bietet auch die Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) keine praktikablen Lösungsmöglichkeiten.

Die aktuellen Bestrebungen einer Reihe von Stadtarchiven, darunter das Stadtarchiv Bamberg, zielen in die Richtung eines Anschlusses an die in NRW realisierte Verbundlösung, an der das Stadtarchiv Nürnberg bereits teilnimmt. Es geht um eine Verbundlösung, konkret um das Datenhosting durch einen öffentlich-rechtlichen Partner (Stadt Köln, Amt für Informations- und Datenverarbeitung), der die Bereiche Erhaltungsplanung, Datenverwaltung, Archivspeicher und Administration bereitstellt und so den Zugriff durch das im lokalen Betrieb laufende Archivfachinformationssystem (in Bamberg: FAUST) ermöglicht.

Diese Lösung DiPS.kommunal kostet jährlich 19.500,- € inkl. 500 GB Speicher für born digitals. Eine moderate Kostenerhöhung (19.900,- €) bei gleichzeitiger Erweiterung des inkludierten Speichers auf 2 TB ist derzeit (Stand: Februar 2023) vorgesehen. Eine Ausweitung des Speichervolumens ist möglich. Darüber hinaus ist eine redundante, geografisch weit auseinanderliegende Speicherung vorgesehen (z. Zt. in zwei hochredundanten Speichern mit "nur" 4 km in Münster bzw. 10 km Abstand in Köln zueinander). Durch Datenverbindung zwischen Köln und Münster werden es demnächst 140 km sein, was damit selbst "K-Fälle" wie Erdbeben absichern soll.

Das Digitale Archiv NRW wurde auf der Basis einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen dem Land NRW und dem Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung in NRW (KDN) 2015 dauerhaft in Betrieb mit einem Beirat, einer Arbeitsgemeinschaft und einer Geschäftsstelle sowie einem Arbeitskreis zur fachlichen Abstimmung genommen. Die Hoheit über die Fortentwicklung von DiPS.kommunal liegt aber bei den IT-Abteilungen der Stadt Köln und des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe.

Die beiden zuletzt genannten sind die Dienstleister für den Endkunden von DiPS.kommunal. Andere Mitglieder des KDN können als kommunale Rechenzentren auf der Basis einer Leistungsvereinbarung mit dem KDN ihren Gemeinden DiPS.kommunal zugänglich machen, inkl. des Supports für die Kunden, der für das Rheinland in Köln und für Westfalen-Lippe beim LWL angesiedelt ist und an die sich auch potentielle Kunden aus anderen Ländern der Bundesrepublik wenden können. Allerdings beginnen hier verwaltungsrechtliche Schwierigkeiten.

DiPS.kommunal (1)

Sehr rasch stellte sich die Frage, wie es mit der Behandlung des Kundeninteresses außerhalb von NRW aussieht.

Dabei geht es einerseits darum, ob die beiden Stellen, die Stadt Köln und der Landschaftsverband, die Betreuung einer großen Kundenzahl schultern können und ob rechtlich die Möglichkeit zu einem Anschluss besteht. Ein möglicher Weg führt dabei über die Mitgliedschaft des KDN in der Einkaufsgenossenschaft der kommunalen IT-Dienstleister ProVitako, deren Mitglieder untereinander Leistungen austauschen. ProVitako e.G. ist die Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der öffentlichen IT-Dienstleister in Deutschland. Ihr Ziel ist es, die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit von IT-Dienstleistungen ihrer Mitglieder zu verbessern. Genossenschaftsmitglieder sind ausschließlich Mitglieder der Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister Vitako. ProVitako-Mitglieder sind IT-Dienstleister, die zu 100 % in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft sind.

Zurzeit gibt es Bestrebungen einer Reihe von Archiven in Richtung einer Mitgliedschaft, um an diesen Produkten teilhaben zu können. Unabhängig davon, wann es hier zu einem Ergebnis kommt, führt aus rechtlichen wie kulturstaatlichen Verpflichtungen an einer dauerhaften Sicherung der Verwaltungsunterlagen auch im digitalen Bereich kein Weg vorbei.

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(1) Digital Preservation Solution (DiPS) ist ein solcher Verbund, in dem eine Anzahl von Archiven die von HP und SER entwickelte Software bzw. zumindest Teilkomponenten einsetzt, sodass Kernmodule der Software durch eine Entwicklergemeinschaft fortgeführt werden, vgl. Manfred Huppertz, Besser im Verbund – Kooperationen im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013), S. 19-21, hier S. 20.

II. Beschlussvorschlag:

1. Der Sitzungsvortrag hat zur Kenntnis gedient.

2. Der Vorgehensweise des Stadtarchivs wird zugestimmt.

3. Das Stadtarchiv wird beauftragt, dem Kultursenat je nach Entwicklung wieder zu berichten.

III. Finanzielle Auswirkungen:

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht

Falls Alternative 3. und/oder 4. vorliegt:

In das Finanzreferat zur Stellungnahme.

Stellungnahme des Finanzreferates: