Beschlussvorlage - VO/2023/6415-11

I. Sitzungsvortrag:

Wie in der Sitzung des Finanzsenates am 30.11.2022 durch das Referat für Klima, Personal und Soziales berichtet, stehen wichtige Sanierungen verschiedener Verwaltungsstandorte vor dem Abschluss, bzw. stehen unmittelbar bevor. Weiterhin besteht derzeit dringender räumlicher Handlungsbedarf im Rathaus am ZOB sowie im Straßenverkehrsamt in der Moosstraße. Dort wurden im Rahmen einer Begehung durch einen Mitarbeiter des Landesdatenschutzbeauftragten datenschutzrechtliche Bedenken hinsichtlich verschiedener Arbeitsplatzsituationen festgestellt. Darüber hinaus erzeugt vom Stadtrat beschlossener Personalaufwuchs im Stadtjugendamt und im Amt für soziale Angelegenheiten auf Grund von Gesetzesänderungen weitere Raumkapazitäten.

Daher wurde in der Sitzung des Finanzsenates am 30.11.2022 die Verwaltung beauftragt, einen Mietvertrag mit dem Eigentümer des Gebäudes Luitpoldstraße 51 zu verhandeln und abzuschließen. Die Verhandlungen mit dem Eigentümer des Gebäudes, der KRE-Group, sind derzeit noch nicht abgeschlossen, laufen aber mit dem Ziel der Anmietung der Räumlichkeiten ab dem 01.05.2023.

Das letzte Angebot des Vermieters bei einer Laufzeit bis zum 31.12.2028 umfasst:

-          Büro- und Lagerflächen von ca. 2.700 m², 21 Kfz-Stellplätzen zu einer monatlichen Kaltmiete von ca. 30.700 € und einer Nebenkostenvorauszahlung von 10.350 € ab dem 01.05.2023 sowie

-          weitere Büro- und Lagerflächen von ca. 1.200 m² zu einer monatlichen Kaltmiete von 14.220 € und einer Nebenkostenvorauszahlung von ca. 5.300 € ab dem 01.01.2024.

Damit würden bei einem Mietbeginn zum 01.05.2023 in 2023 Mietzahlungen in Höhe von insgesamt 245.600 € und Nebenkosten in Höhe von 82.800 €, in der Summe 328.400 €, anfallen. Hierfür stehen im Haushaltsplan ausreichend Haushaltsmittel zur Verfügung.

In den vergangenen Wochen fanden verschiedene Ortsbegehungen durch die am Umzug beteiligten Organisationseinheiten statt. Hierbei wurde vom Amt für Informationstechnik und Digitalisierung mitgeteilt, dass insbesondere im Bereich der IT-Ausstattung (Erschließung der Arbeitsplätze, Anschaffung von Multifunktionsgeräten, Switchen, Kassenautomaten) Investitionsbedarfe entstehen. Derzeit werden hierfür Kosten in Höhe von 240.124,00 € (brutto) erwartet, die bisher nicht im Haushaltsplan veranschlagt waren.

Darüber hinaus sind Investitionen in die Arbeitsplätze der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nötig. Dies betrifft Anschaffungen von Möbeln, Aufbesserung der Bodenbeläge, Malerarbeiten und Ausgaben für die Kundenfreundlichkeit des Verwaltungsstandortes (Anmietung von Parkplätzen, Kundenleitsystem, Beschilderung). Hier kalkuliert das Immobilienmanagement pauschal zunächst mit 500.000,00 € (brutto). Deckung besteht beim Globalbetrag für Bauunterhalt/Bauwendungen des Immobilienmanagements.

II. Beschlussvorschlag:

1. Vom Bericht der Verwaltung wird Kenntnis genommen.

2. Die Verwaltung wird beauftragt, die Vertragsverhandlungen mit dem Vermieter mit dem Ziel des bestmöglichen Vertragsabschlusses weiterzuführen und einen Mietvertrag mit einer Laufzeit bis zum 31.12.2028 abzuschließen.

3. Im Bereich der IT werden folgende Mittel überplanmäßig bereitgestellt:

4. Die Deckung erfolgt zu Lasten folgender Haushaltsstelle:

5. Die Zuführungshaushaltsstellen sind entsprechend anzupassen.

6. Die Mittel werden sofort freigegeben.

III. Finanzielle Auswirkungen:

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht

Falls Alternative 3. und/oder 4. vorliegt:

In das Finanzreferat zur Stellungnahme.

Stellungnahme des Finanzreferates:

Von Seiten des Finanzreferats besteht Einverständnis mit der vorgeschlagenen Vorgehensweise.