Beschlussvorlage - VO/2012/0288-46

I. Sitzungsvortrag:

Eine der Pflicht- (und Kern-)Aufgaben des Stadtarchivs Bamberg betrifft die Entscheidung darüber, welche der in der Stadtverwaltung und den zugehörigen Einrichtungen entstandenen Verwaltungsunterlagen  nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen auf Dauer aufzubewahren bzw. zu vernichten sind (“Bewertung”). Damit entstehen für rechtliche, wissenschaftliche, heimatkundliche oder sonstige Zwecke auswertbare historische Quellen (“Kulturgut”) analoger oder digitaler Art.

Bereits in der Vergangenheit hat das Stadtarchiv in Berücksichtigung veränderten Nutzerverhaltens umfangreiche Erfahrungen bei der Digitalisierung und der digitalen Bereitstellung analoger Unterlagen gesammelt; insgesamt stehen derzeit über 650.000 Datensätze (“Metadaten”) für interne Recherchezwecke digital zur Verfügung, davon 470.000 auch für Online-Recherchen im Internet; etwas über 100.000 Datensätze sind bereits mit dem zugehörigen Image verknüpft. Insgesamt umfasst dabei der derzeitige Storagebedarf etwa 2 TB, noch einmal die gleiche Menge werden für die Sicherung (Spiegelung) der erzeugten Daten benötigt. Zur Speicherung steht gegenwärtig ein RAID-4-System mit einer Gesamtkapazität von 12 x 750 MB zur Verfügung.

Ein wesentliches Ziel dieser bisherigen Maßnahmen war die Verbesserung der Benutzungsmöglichkeiten und die Schonung der Originale. Bei den bisherigen Digitalisierungen blieben die analogen Originale erhalten.

In jüngerer Zeit mehren sich auch die Fälle, in denen Amtsdrucksachen, Publikationen, Veröffentlichungen, Nachlässe u.ä. nur in digitaler Form an das Archiv gelangen. Sofern hier kein Medienwechsel möglich oder erwünscht ist, müssen Möglichkeiten zur Langzeitarchivierung digitaler Daten geschaffen werden. Dies ist bisher nur in provisorischer Form und ohne die erforderliche absolute Sicherheit für die Datenerhaltung gewährleistet. Das dabei entstehende “Digitale Magazin” stellt nur eine Übergangsform der Datenhaltung im Rahmen der Langzeitarchivierung dar.

Andere Anforderungen stellt die zunehmende Zahl an Fachverfahren in der Stadtverwaltung mit einer ständigen Zunahme an digitalen Daten, für die kein analoges “Original” mehr besteht (“digital born objects”). Diese Daten befinden sich in der Regel noch im Produktivbetrieb, stehen jedoch in zunehmendem Umfang für eine Aussonderung und Bewertung an (Patientenakten, Sozialhilfeakten, Jugendamtsakten usw.). Zwar ergeben sich durch die neue Medienform keine Änderungen bei der archivischen Bewertung – allenfalls beim Zeitpunkt der Bewertungsmaßnahme –, durch die neuen Funktionszusammenhänge (z.B. bei Datenbanken) und durch die erheblichen gesetzlich vorgegebenen Anforderungen an Authentizität, Integrität und Vollständigkeit ergeben sich technische Herausforderungen, die nicht in den Regelungsbereich des Archivs fallen und von diesem nicht allein wahrgenommen oder gelöst werden können. Zur Umsetzung dieser Querschnittsaufgabe bedarf es neuer umfassender technischer und organisatorischer Grundlagen, die die Kooperation mit städtischen Ämtern unabdingbar macht.

Anzusprechen ist hier vor allem das Amt für Informationstechnologie, das künftig die Aufgabe der technischen und organisatorischen Umsetzung der Langzeitarchivierung wahrnehmen soll (gemeinsam mit Stadtarchiv und gegebenenfalls Personal- und Organisationsamt). Da die dabei anfallenden Fragen derzeit ungelöst sind, jedenfalls aber bisher auch nicht im Aufgabenbereich von Amt 12 beschrieben und in dessen Personalausstattung auch nicht vorgesehen waren, ergibt sich ein zwingender Bedarf zur – zunächst befristeten – Schaffung einer Planstelle für einen Techniker, der die planerischen Besonderheiten bei der Übernahme, Bewertung und Langzeitarchivierung von archivwürdigen Daten aus der Verwaltung konzeptionell vorbereitet und organisiert (“Organisationskonzept”).

II.              Beschlussvorschlag

Der Kultursenat empfiehlt dem Personalsenat folgende Beschlussfassung:

1.              Vom Bericht der Verwaltung wird Kenntnis genommen.

2.              Die Schaffung einer befristeten Planstelle beim Amt für Informationstechnologie zum Aufbau eines Langzeitarchivs wird befürwortet.

III. Finanzielle Auswirkungen:

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht

Falls Alternative 3. und/oder 4. vorliegt:

In das Finanzreferat zur Stellungnahme.

Stellungnahme des Finanzreferates: