Beschlussvorlage - VO/2014/0975-46

I.              Sitzungsvortrag:

Das Stadtarchiv als städtische Fachdienststelle für alle Fragen des städtischen Archivwesens und der Stadtgeschichte hat die Aufgabe, das Archivgut aller städtischer Ämter, der Schulen, der unter städtischer Verwaltung stehenden Stiftungen, der Eigenbetriebe und Beteiligungsgesellschaften sowie im Falle besonderer Vereinbarungen der Zweckverbände mit städtischer Beteiligung auf Dauer zu übernehmen. Unter Archivgut sind insbesondere die für den laufenden Verwaltungsbedarf nicht mehr benötigten und im Rahmen der Aktenaussonderung vom Stadtarchiv als archivwürdig bewerteten Unterlagen zu verstehen. Neben den analogen Akten, Amtsbücher, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten und Plänen in klassischer papiergebundener Form, gehören dazu auch Bild-, Film- und Tonmaterial sowie in zunehmenden Umfang auch elektronische Unterlagen.

Zu diesen elektronischen Unterlagen zählen digitalisierte Fotos, Karten und Stadtpläne, die in einer bundesweit zu den größten Internetangeboten zählenden Datenbank des Stadtarchivs im Intranet der Stadt Bamberg wie auch im Internet verfügbar sind. Mit der Digitalisierung eigener Bestände entspricht das Stadtarchiv seiner Verpflichtung zur Erhaltung dieser Unterlagen (Einsparung von Restaurierungskosten durch Digitalisierung der Originale) wie auch seiner Funktion im Rahmen der historisch-politischen Bildungsarbeit (datenbankgestützte Präsentation der Archivalien im Netz, Stand Juli 2014: 750.000 Datensätze).

In zunehmenden Umfang entstehen aber in der Stadtverwaltung Unterlagen, die ausschließlich in digitaler Form vorhanden sind, bei denen es also keine papiergebundenen Informationen mehr gibt. Dazu zählen etwa Einwohnermeldeunterlagen, Personenstandsunterlagen, Daten aus geographischen Informationssystemen und anderen Datenbanken sowie auch Websites, e-mails oder andere Unterlagen, die in den Sachbearbeiterablagen längst die analogen Akten ergänzen und sog. Hybridakten darstellen, oder auch Unterlagen aus digitalen Vorgangsbearbeitungssystemen.

Dieser Paradigmenwechsel im Hinblick auf den zunehmenden Einsatz digitaler Unterlagen in der Verwaltung lässt allerdings den archivgesetzlichen und satzungsmäßig verankerten Auftrag des Stadtarchivs zur Übernahme, dauerhaften Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung auch digitaler Unterlagen unberührt. Die Langzeitsicherung digitaler Informationen als Gedächtnis zur Rechtssicherung der Verwaltung und der Bürgerinnen und Bürger sowie als historische Überlieferung ist eine der größten Herausforderungen des 21. Jahrhunderts. Dabei geht es um die Speicherung der Unterlagen, Maßnahmen zum Schutz und um die Verantwortung für den Langzeiterhalt und die Langzeitverfügbarkeit von Informationen in digitaler Form im Sinne der archivgesetzlichen Bestimmungen. Die einzelnen Funktionseinheiten eines digitalen Langzeitarchivs umfassen nach der Übernahme der Daten in das Langzeitarchiv, die Erhaltung und Verwaltung der elektronischen Daten im Archivspeicher sowie die Regelung des Zugriffes auf das elektronische Langzeitarchiv. Derzeit wird von den Ländern Baden-Württemberg, Bayern und Hessen ein Projekt „Digitales Magazin“ (DIMAG) entwickelt.

Neben den Speicher- und Erhaltungskosten fallen damit in Zukunft auch entsprechende Gebühren für die Software an. Die Gesamtkosten für die digitale Langzeitarchivierung stellen künftig sicherlich eine kontinuierlich wiederkehrende Anforderung dar. Daher soll zunächst ab dem Haushaltsjahr 2015 jährlich ein Betrag von 20.000,- Euro angesetzt werden.

II.              Beschlussvorschlag

1.              Der Schul- und Kultursenat nimmt vom Vortrag des Stadtarchivs Kenntnis.

2.              Mit der vorgeschlagenen Vorgehensweise besteht Einverständnis.

3.              Die Verwaltung wird beauftragt, die erforderlichen Haushaltsmittel zu den Haushaltsberatungen 2015 anzumelden.

III. Finanzielle Auswirkungen:

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht

Falls Alternative 3. und/oder 4. vorliegt:

In das Finanzreferat zur Stellungnahme.

Stellungnahme des Finanzreferates: