Berichtsvorlage - VO/2018/1790-R3

I.Sitzungsvortrag:

1. Einleitung

Das neu gegründete Referat für Wirtschaft, Beteiligungen und Digitalisierung will als eines seiner zentralen Vorhaben die Entwicklung einer ganzheitlichen „Digitalen Agenda“ für die Stadt Bamberg anstoßen und koordinieren. Um diesen Prozess zu starten, wird zunächst die Digitale Entwicklung der Stadtverwaltung selbst in den Blick genommen. Parallel hierzu ist ein Dialogprozess mit der Bürgerschaft und der Wirtschaft vorgesehen, um die konkreten Bedürfnisse und Erwartungen dieser Gruppen zu ermitteln und so zielgerichtet und bedarfsorientiert eine gemeinsame und umfassende Agenda für die gesamte Stadt zu entwickeln.

Als erster Meilenstein in diesem Prozess soll in der heutigen Sitzung über die vorgenommene Bestandsaufnahme des Status Quo, über die daraus abgeleitete Zieldefinition für das weitere Vorgehen sowie über die aus Sicht der Verwaltungen notwendigen und konkreten nächsten Schritte berichtet werden.

2. Status Quo der EDV-Entwicklung in der Verwaltung

Das Amt für Informationstechnik und Digitalisierung beschäftigt insgesamt 18 Mitarbeitende sowie zwei Auszubildende und ist in die drei Bereiche

• Einkauf/Abrechnung,
• Anwenderbetreuung und
• Systemmanagement

gegliedert. Zusätzlich zu den rund 1.300 PC-Arbeitsplätzen im städtischen Verwaltungsnetz der Kernverwaltung werden auch die 16 Schulen des städt. Haushalts sowie die sechs Schulen des Zweckverbands Gymnasien mit weiteren insgesamt fast 1.600 PC in pädagogischen Netzen betreut. Die insgesamt 30 Telefonanlagen mit rund 1.650 Nebenstellen gehören ebenfalls zum Zuständigkeitsbereich des Amtes 12.

Im städtischen Verwaltungsnetz kommunizieren rund 170 virtuelle Server auf 25 physikalischen Maschinen mit bis zu 10GBit/s und stellen 240 Terabyte Speicherplatz zur Verfügung.

Drei große und 20 mittlere Firewalls sorgen für die gesicherte Verknüpfung der 61 Netzsegmente (=Standorte) mit ihren rund 250 Switches (Kopplungselemente zur Verbindung der Netzsegmente) sowie der Anbindungen an das Bayerische Behördennetz und das Internet.

Die steigende Ausstattung mit mobilen Geräten erfordert den dringenden zusätzlichen Ausbau einer sicheren Verwaltungs-WLAN-Struktur. Aktuell können die rund 170 mobilen Endgeräte (Handys, Laptops, Tablets) auf nur 15 interne WLAN-Access-Points zugreifen, die zudem nicht auf alle Standorte verteilt sind.

Ein Zugriff von extern, Stichwort Home-Office, besteht für 130 Mitarbeitende; hierin sind auch 19 Zugänge für die Löschgruppen-Aktiven der Freiwilligen Feuerwehr Bamberg enthalten.

Die zentralen Mailserver werden mit durchschnittlich 240.000 Mails monatlich belastet. Vorgeschaltete städtische Sicherheitseinrichtungen filtern rund 26.000 Spam-Mails und – sehr wichtig – monatlich durchschnittlich 25 gefährliche Mails mit Schadcode aus. Des Weiteren verhindern die sog. „Security Appliances“ monatlich bis zu 136.000 gefährliche Zugriffe (malicious sites) und 93.000 fremdinitiierte Schadcode-Downloads (malicious downloads). Diese Zahlen sind bemerkenswert, weil bereits durch Sicherheitseinrichtungen des bayerischen Behördennetzes beispielsweise im Januar 2018 eine Zahl von 222 Virenmails vor der Zustellung an die Stadt Bamberg entschärft wurde. Ohne Zweifel haben nur diese mehrstufigen Überprüfungen und die für manche Anwender unbequemen Einschränkungen in der Handhabung ihrer Arbeitsgeräte die Stadt Bamberg bislang vor teuren und reputationsschädigenden Datenverlusten bewahrt, wie sie andere Organisationen bereits erlitten haben.

Abbildung 1 zeigt die Höhe der investiven Ausgaben alleine im Verwaltungsbereich, also ohne Schulen, seit dem Jahr 2008:

 Abb. 1: Investive Ausgaben für die Stadtverwaltung (ohne Schulen) in den letzten 10 Jahren

Der betrachtete Zeitraum von 10 Jahren ermöglicht u.a. auch die Einbeziehung von Investitionen für Standard-Software wie Microsoft Office 2010, das ab 2019 durch die aktuelle Version abgelöst werden muss, weil ab Oktober 2020 die Versorgung der bisherigen Office-Version mit Sicherheits-Updates eingestellt wird. Eine Fortsetzung des Betriebs der alten Version würde die Datensicherheit in der Stadt Bamberg erheblich gefährden.

Mit 55% aus der Gesamtinvestitionssumme von 6,43 Mio € führt der Ausgabenbereich „IT-Hardware“ vor dem Bereich Software, der sich weiter in die drei Untergruppen „Standard-Software“ (bspw. MS-Office), „Fachanwendungen für die interne Verwaltung“ (bspw. Personal- und Finanzverwaltungssysteme) und „Fachanwendungen für die öffentlichen Aufgaben“ gliedert.

Die drei vorgenannten Ausgabenbereiche stehen im direkten Zusammenhang mit den drei Aufgabenbereichen (Abb. 2) der städtischen IT:

Abb. 2: Aufgabenbereiche der städtischen IT

Leider konnten die Zeitaufwände für den wichtigen Bereich „Anwendungen zur Erledigung der öffentlichen Aufgaben“ (AB3, im Folgenden entsprechend der üblichen Konvention „E-Government“ genannt) bislang nicht im eigentlich notwendigen Umfang erhöht werden, weil die vorhandenen Personalressourcen der IT zum überwiegenden Teil bereits zur Erfüllung des Bereichs „IT-Grundausstattung“ (AB1) ausgelastet sind.

Somit konnten bisher die Aufgaben zur Verbesserung und Weiterentwicklung des Aufgabenbereichs 3,       E-Government, nur im notwendigsten Umfang wahrgenommen werden, obwohl gerade dieser Bereich an der Schnittstelle zwischen Verwaltung und Bürgeranliegen angesichts der zunehmenden Digitalisierung der Gesellschaft bereits jetzt eine ganz zentrale Rolle einnimmt und zügig noch weiter an Bedeutung gewinnen wird. Insbesondere die Bereitstellung und Bearbeitung von intelligenten Formularen wird dabei eine Daueraufgabe sein, die jedoch bei Bürgern und Teilen der Wirtschaft aufgrund „ersparter Behördengänge“ sicherlich eine hohe Akzeptanz erzeugen kann, die dann im wiederum auch eine Entlastung im konventionellen Schalterbetrieb für die Verwaltung bedeutet.

Wesentliche Richtschnur bei der Umsetzung bürgerfreundlicher E-Government-Maßnahmen der Verwaltung sind die Vorgaben und Empfehlungen des Bayerischen E-Government Gesetzes (BayEGovG). Den Stand der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben und Empfehlungen des BayEGovG im Bereich der Verwaltung der Stadt Bamberg lässt sich aus folgender Tabelle (Abb. 3) ersehen:

Abb. 3:  Übersicht wesentlicher gesetzlicher Pflichten mit zugehörigen Fristen © 2018 by jehle aus Bayerisches E-Government-Gesetz (Denkhaus/Geiger)

Abbildung 4 (s. nächste Seite) zeigt aktuelle Auszüge der Rathaus-Services im Internet unter www.stadt.bamberg.de. Von insgesamt 521 Dienstleistungen der Stadt Bamberg sind nur 16 Dienste online, aber mit immerhin 184 herunterladbaren Anträgen & Formularen versehen. Ergänzt wird die Informationsbereitstellung durch beachtliche 229 teilweise mehrsprachige Broschüren und Flyer.

Noch eindeutig am Anfang steht die Stadtverwaltung auch bei dem alle Mitarbeitenden betreffenden, sehr umfassenden Thema Informationssicherheit, das zusammen mit weiteren Aufgaben aus den eGovernment-, Onlinezugangs- und IT-Sicherheitsgesetzen durch Umsetzungsfristen vehement auf Realisierung drängt.

Die wesentlichen Aufgaben und Umsetzungsfristen sind in Abbildung 3 zusammengefasst. Im Hinblick auf die Umsetzungsfristen ergeben sich im Aufgabenbereich AB3 vorrangige Arbeitsschwerpunkte, die der  Priorisierung und Ressourcenbereitstellung wie folgt bedürfen:

• Erstellung und fortlaufende Optimierung des Informationssicherheitskonzeptes
• Inbetriebnahme eines Formularservers und Entwicklung intelligenter Formulare
• Identifikation von besonders geeigneten Verwaltungsverfahren und Forcierung deren elektronischer Umsetzung

Auch im Aufgabenbereich „interne Verwaltung“ (AB2) fordert die Umsetzung der europäischen Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) seit einigen Monaten steigende Personalressourcen des IT-Bereichs, nachdem alle Verarbeitungen neu aufgenommen, viele zusätzliche Auftragsverarbeitungs-Verträge mit externen Dritten ausgehandelt und technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) festgestellt bzw. teilweise neu umgesetzt werden müssen.

Ein weiteres großes Thema ist die bisher nur in Teilbereichen der Verwaltung erfolgte Umsetzung eines Basisdienstes für elektronische Schriftgutverwaltung per Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Umsetzung, die Schritt für Schritt in den nächsten fünf Jahren alle Arbeitsplätze Verwaltung erfassen soll, erfordert nicht nur die informationstechnische Bereitstellung, sondern bedingt zwingend auch eine organisatorische Analyse und Optimierung der internen Verwaltungsprozesse. Dies wird sicherlich zunächst ein zeit- und arbeitsintensiver Prozess sein, jedoch mittel- bis langfristig zu einer Effizienzsteigerung der Verwaltung beitragen. Ein funktionierendes DMS mit entsprechend optimierten Verwaltungsprozessen ist wesentliche Voraussetzung für eine medienbruchfreie Verarbeitung der unter anderem im BayEGovG vorgesehenen digitalen Dienstleistungen für die Bürger und bildet damit eine wichtige Grundlage in der Digitalen Transformation der Verwaltung.

3. Ziele einer Digitalen Agenda der Stadt Bamberg

Auf Basis der oben aufgeführten Analyse des Status Quo, der gesetzlichen Rahmenbedingungen sowie der Erwartungen der Bürger und der Wirtschaft an eine moderne und bürgerfreundliche Verwaltung im digitalen Zeitalter ergeben sich aus Sicht der Verwaltung folgende Ziele einer Digitalen Agende der Stadt Bamberg:

„Um auf dem bisher Erreichten aufbauend die Digitalisierung aktiv zu gestalten, werden bis Ende 2020 – auch im Hinblick auf die gesetzlichen Fristen – folgende Ziele verfolgt [die Nummern in den eckigen Klammern verweisen dabei auf die in der Anlage zum Sitzungsvortrag aufgeführten und mit den jeweiligen Zielen korrespondierenden Maßnahmen]:

• In der Stadt Bamberg hat einen Diskussionsprozess über eine „bürger- und unternehmensfreundliche Kommune im digitalen Zeitalter“ begonnen, der auf verschiedenen Ebenen geführt und im Stadtrat ganzheitlich reflektiert und beraten wird. [3, 18]

• Die Stadtverwaltung entspricht den Bürgerrechten auf digitalen Zugang, sichere Kommunikation, einfache Identifizierung, Online-Bezahlung, sichere digitale Übermittlung von Bescheiden und Urkunden sowie die digitale Teilhabe an kommunalen Entscheidungen in den gesetzlich definierten Rahmen und Fristen. [9, 13, 14, 15, 16]

• An den Schnittstellen zwischen Bürger/innen, Wirtschaft und Verwaltung wird der digitale Zugang zu Verwaltungsdienstleistungen auch über das gesetzlich geforderte Mindestmaß hinaus Schritt für Schritt verbessert. Dabei kommen vorzugsweise besonders wirtschaftliche, z. B. vom Freistaat Bayern zur Verfügung gestellte, Standardlösungen zum Einsatz [13, 14, 15, 16]

• Die verstärkte Digitalisierung von Verwaltungsprozessen trägt zu Wirtschaftlichkeit und Effizienz und zu einem attraktiven, modernen Arbeitsumfeld in der Verwaltung bei. [12,13,17]

• Zwischen der Verwaltung und den städtischen Töchtern werden im Hinblick auf Wirtschaftlichkeit, technische Innovation und hochwertigen Service für die Anwender systematisch Synergien gesucht und verwirklicht [20]

• Gemeinsam mit den städtischen Töchtern und allen weiteren relevanten Akteuren wird die digitale Infrastruktur der Stadt Bamberg weiter verbessert. [21]“

Um diese Ziele erreichen zu können, sind zahlreiche Maßnahmen nötig, deren Umsetzung auch zusätzliche Personal- und Sachmittel erfordern wird. Zugleich wird nicht nur die Bürgerfreundlichkeit, sondern auch die die Effizienz der Verwaltung durch gute Organisation in Verbindung mit dem verstärkten Einsatz von digitalen Hilfsmitteln wesentlich gestärkt. Deshalb erscheint es zielführend, in den nächsten Jahren in diesem Bereich auch bei der Mittelzuweisung im Rahmen der Haushaltsberatungen einen verstärkten Akzent zu setzen.

Die in der beigefügten Anlage aufgeführten Maßnahmen sind das Ergebnis der im Zeitraum von Mai bis Juni dieses Jahres geführten Gesprächen mit 34 Leiter/innen städtischer Ämter und Einrichtungen, die intensiv zum Stand der Digitalisierung in ihren Bereichen, zu abgeschlossenen und anstehenden Projekten und auch zu den mit der Digitalisierung verbundenen Befürchtungen und Hoffnungen der Mitarbeiter/innen befragt wurden. Die Maßnahmen sind im Weiteren intensiv im Hinblick auf die Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit und die oben genannten Ziele zu überprüfen. Diese Ziele ermöglichen auch, eine Bewertung und Priorisierung sinnvoll und zielgerichtet vornehmen zu können.

II.Beschlussvorschlag:

Der Stadtrat nimmt vom Sitzungsvortrag Kenntnis.

III. Finanzielle Auswirkungen:

Der unter II. empfohlene Beschlussantrag verursacht

Falls Alternative 3. und/oder 4. vorliegt:

In das Finanzreferat zur Stellungnahme.

Stellungnahme des Finanzreferates: